Les entreprises sont aujourd’hui amenées à repenser leur organisation interne pour répondre aux nouveaux besoins des collaborateurs. Parmi les solutions qui connaissent un véritable engouement figure le flex office, une approche qui consiste à ne plus attribuer de poste de travail fixe aux collaborateurs mais à proposer des espaces variés adaptés aux différentes activités professionnelles.
Si les avantages du flex office sont multiples, sa mise en place peut toutefois s’accompagner de défis importants pour l’entreprise et ses collaborateurs.
Suivez notre guide pour réussir votre transition vers le flex office, étape par étape.
Qu'est-ce que le flex office et pourquoi séduit-il les entreprises ?
Le flex office, ou « bureau flexible », désigne une organisation du travail dans laquelle aucun poste de travail fixe n’est attribué aux collaborateurs. Concrètement, chaque salarié peut librement choisir son espace de travail chaque jour, selon ses besoins spécifiques : poste individuel, salle collaborative, zone de concentration, espace de réunion ou encore espace de convivialité.
Cette pratique s’inscrit dans la continuité du télétravail et du travail hybride, devenus incontournables depuis la pandémie de Covid-19. Le flex-office apparaît ainsi comme une réponse pertinente aux nouveaux modes de travail marqués par la mobilité, l’autonomie et la digitalisation.
Les avantages
- Réduction des coûts immobiliers : En supprimant les bureaux attitrés, l’entreprise diminue la surface nécessaire, ce qui entraîne des économies évidentes en matière de loyers et de charges locatives.
- Meilleure collaboration interne : Les espaces variés permettent des échanges spontanés, décloisonnent les équipes et facilitent la créativité collective.
- Plus de liberté et de flexibilité : Les collaborateurs bénéficient d’une plus grande liberté pour organiser leur journée de travail selon leurs tâches, leur état d’esprit ou leurs préférences personnelles.
- Attractivité renforcée auprès des talents : Les nouvelles générations privilégient les environnements plus flexibles et dynamiques. En adoptant le flex office, les entreprises deviennent donc plus attractives auprès des jeunes talents et renforcent leur image d’employeur innovant.
Les inconvénients potentiels à anticiper
Malgré ses nombreux avantages, la mise en place du flex office comporte aussi quelques inconvénients à anticiper :
- Sentiment de perte de repères : Certains collaborateurs peuvent ressentir une insécurisation liée à la disparition du poste fixe, notamment ceux attachés à leurs habitudes ou à un espace personnalisé.
- Risque d’isolement : Sans bureau attitré, il existe un risque d’isolement ou de difficulté à retrouver ses collègues proches habituellement disponibles.
- Complexité organisationnelle : Le flex office exige une gestion précise des espaces et des plannings. Sans les bons outils, l’organisation peut vite devenir problématique.
Les conditions pour réussir la mise en place du flex office
Évaluer les besoins réels de l’entreprise
- Évaluez précisément l’utilisation actuelle des locaux. Quels espaces sont sous-utilisés ? Quels postes restent souvent vacants en raison du télétravail ou du travail hybride ?
- Identifiez les différents types de tâches réalisées au sein de l’entreprise (concentration, réunions formelles, échanges informels, travail créatif, etc.) pour adapter au mieux les espaces.
- Sollicitez les collaborateurs via des sondages ou entretiens individuels pour recueillir leurs besoins, attentes, mais aussi leurs craintes concernant la mise en place du flex office.
Impliquer les collaborateurs dès le départ
- Expliquez pourquoi l’entreprise souhaite passer au flex office, en détaillant les bénéfices attendus à la fois pour l’organisation et pour les collaborateurs eux-mêmes.
- Proposez des ateliers ou des groupes de travail qui permettront aux salariés d’exprimer leurs idées et suggestions sur l’aménagement des espaces, l’organisation du travail ou encore la mise en place d’outils adaptés.
- Optez pour une phase pilote avec une équipe volontaire avant un déploiement général. Les premiers retours d’expérience positifs aideront à convaincre les plus réticents.
Prévoir des espaces adaptés au travail hybride
- Prévoyez des zones dédiées aux échanges informels, des espaces calmes destinés à la concentration profonde, des salles adaptées aux visioconférences ainsi que des espaces collaboratifs permettant de réunir des équipes rapidement.
- Pour assurer un fonctionnement fluide, investissez dans des outils informatiques performants, des systèmes de réservation intuitifs, et surtout, dans une solution de gestion des temps efficace. (Découvrez notre logiciel dédié à la gestion du temps et des activités).
- Choisissez du mobilier facilement modulable et ergonomique qui pourra s’adapter aux différentes configurations et aux besoins ponctuels.
Mettre en place une charte claire
Établissez des règles simples pour le flex office, intégrant également les bonnes pratiques en matière de déconnexion (voir comment instaurer une charte de déconnexion).
Complétez votre préparation grâce à notre checklist disponible en téléchargement ci-dessous :
👉 Télécharger la checklist complète pour réussir votre flex office
Comment accompagner les équipes dans cette transition ?
Communiquer régulièrement et en toute transparence
Informez les collaborateurs à chaque étape, expliquez les raisons du changement et répondez ouvertement à leurs inquiétudes.
Former et sensibiliser les managers et des collaborateurs
Proposez des formations ou des ateliers pour maîtriser les nouveaux outils digitaux et adopter les bonnes pratiques du flex office.
Préserver la qualité de vie au travail (QVT)
Maintenez le bien-être des équipes en portant une attention particulière à l’équilibre vie pro/perso, au respect des temps de déconnexion et aux interactions sociales (découvrez nos conseils pour améliorer la QVT).
Le flex office : faites-en un levier de performance et de bien-être !
Adopter le flex office représente donc une opportunité idéale pour concilier efficacité économique et bien-être collaboratif. Selon une étude de la société de conseil en immobilier d’entreprise JLL, le nombre moyen de postes par collaborateur est désormais de 0,67. Ce chiffre, appelé « taux de foisonnement », illustre parfaitement la nouvelle dynamique induite par le flex office, avec moins de bureaux fixes pour plus de flexibilité et une optimisation évidente des espaces.
