En fonction de votre personnalité, la gestion du temps peut s’avérer plus ou moins difficile. Certains seront plus productifs le matin, d’autres le soir. Certains préfèreront travailler dans l’urgence quand d’autres auront besoin d’anticiper le plus possible les demandes. Aussi, nous ne prétendrons pas, dans cet article, vous apporter une solution miracle sur la manière de gérer votre temps de travail ; cela reste personnel. Néanmoins, nous pouvons vous donner quelques conseils pour reprendre la main sur vos heures de travail. L’essentiel étant de réussir à concilier votre manière de travailler avec celle des autres travailleurs de votre entreprise.
#1. Organiser son espace de travail
Vous appréciez un logement bien rangé plutôt que d’avoir des affaires qui traînent par terre ? C’est exactement la même chose au travail. Un bureau rangé, une messagerie à jour d’emails non lus, une To-Do libérée… et vous aurez l’esprit tranquille pour vous concentrer sur vos tâches quotidiennes. Une enquête de DeskTime réalisée en 2019 auprès de 1000 travailleurs relevait que 90 % d’entre eux estimaient qu’un espace de travail encombré impactait négativement leur productivité.
Avoir un espace de travail bien rangé contribue à une meilleure efficacité, puisque les objets indispensables sont à portée de main. En attribuant une place spécifique à chaque item, vous réduisez le temps perdu à rechercher papiers, matériel ou outils. Votre productivité n’en sera que boostée ! L’utilisation de systèmes de rangement tels que des classeurs, des corbeilles et des tiroirs marqués instaure une organisation facile à comprendre, permettant un accès rapide aux ressources nécessaires et réduisant ainsi les interruptions superflues.
Paradoxalement, utiliser du temps pour ranger et organiser votre espace de travail vous aidera à mieux le gérer !
#2. Se fixer des objectifs et prioriser son travail
Un autre conseil est celui de se fixer des objectifs, en particulier lorsque l’on est manager. Votre rôle ressemble à celui d’un capitaine de navire. Si vous savez où vous voulez aller, alors votre équipe suivra. Généralement, on recommande de choisir des objectifs S.M.A.R.T. c’est-à-dire des objectifs Simples, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis. A vous de définir leur régularité : certains devront être remplis sur un trimestre, d’autres sur la semaine ou au jour le jour.
En outre, vous serez plus facilement capable de les atteindre si vous clarifiez vos priorités.
Etape 1 : J’identifie les tâches à faire en priorité selon des critères d’urgence ou de degré de difficulté.
Etape 2 : Je réalise les tâches les plus urgentes puis celles priorisées.
Etape 3 : Je fais régulièrement un point pour vérifier si les priorités ont changé ou non.
Prioriser son travail signifie souvent de devoir déléguer. En effet, à moins d’être un superhéros doté du pouvoir de rallonger les journées de travail, vous ne pourrez parfois pas tout faire seul. Prendre quelques minutes pour expliquer une tâche à un collaborateur vous fera gagner du temps sur une autre. C’est aussi cela de bien gérer son temps !
#3. Appliquer des méthodes de gestion des temps ayant fait leurs preuves
La technique Pomodoro
Ou encore appelée la technique de la tomate. Son créateur, Fransceco Cirillo a tiré son nom d’un minuteur de cuisine en forme de tomate qu’il utilisait pour gérer son temps. Le principe est simple : vous organisez vos temps de travail en sessions de 25 minutes, entrecoupées de pauses de 5 minutes. Puis au bout de 4 sessions, vous refaites une pause, plus longue, entre 15 et 30 minutes.
Des pauses régulières vous aident à maintenir le niveau de concentration et de « fraîcheur mentale », pour plus de productivité et de créativité dans le travail. La méthode encourage aussi à travailler avec le temps plutôt que contre lui, en utilisant le minuteur pour instaurer un sentiment d’urgence.
La matrice d’Eisenhower
Ce concept d’organisation de son temps de travail est idéal pour prioriser les tâches. Logique puisque son concepteur n’est autre que l’ancien président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower qui reprenait les propos d’un président d’une université : « J’ai deux types de problèmes : des problèmes urgents et des problèmes importants. Les problèmes urgents ne sont pas importants et les problèmes importants ne sont jamais urgents. »
La matrice est divisée en quatre quadrants basés sur deux critères : l’urgence et l’importance des tâches.
Quadrant 1 : Important et Urgent
Ces tâches nécessitent une attention immédiate et sont cruciales pour atteindre vos objectifs. Elles peuvent inclure des crises, des problèmes pressants ou des échéances imminentes.
Quadrant 2 : Important, mais Non Urgent
Ces tâches répondent à vos objectifs personnels et professionnels mais ne requièrent pas une action immédiate. Planifier, réfléchir, et investir du temps dans le développement personnel et professionnel tombent dans ce quadrant.
Quadrant 3 : Urgent, mais Non Important
Ces tâches demandent une action immédiate, mais lorsqu’on y regarde de plus près, elles n’apportent pas une valeur significative à long terme. Elles peuvent inclure certaines interruptions, certains emails ou appels. Déléguer ces tâches, quand c’est possible, est souvent la meilleure stratégie.
Quadrant 4 : Non Urgent et Non Important
Il s’agit de tâches qui n’apportent pas de valeur ajoutée à vos objectifs. Les minimiser ou les éliminer vous libèrera du temps pour vous concentrer sur les tâches les plus urgentes ou importantes.
#4. Utiliser des outils de gestion des temps de travail
Comment fonctionnent des outils de gestion des temps de travail ?
Un outil de gestion du temps de travail est conçu pour suivre, analyser et gérer la manière dont les collaborateurs utilisent leur temps au travail. Ces systèmes peuvent varier en complexité, allant de simples applications de suivi du temps à des solutions intégrées de gestion de projet et de ressources humaines. Parmi les grandes fonctionnalités qui reviennent, on retrouve, entre autres :
- L’horodatage : le travailleur peut démarrer et arrêter un chronomètre pour chaque tâche ou projet sur lequel il travaille, enregistrant ainsi le temps passé en temps réel.
- La saisie manuelle : le travailleur saisit manuellement le temps passé sur ses tâches après coup, en indiquant les heures de début et de fin ou la durée totale.
- La catégorisation des tâches : les tâches peuvent être classées par projet, client, ou type d’activité, permettant une analyse plus détaillée de l’utilisation du temps et facilitant la facturation et la comptabilité pour les tâches spécifiques.
- Le suivi de projet : les managers peuvent assigner des tâches, définir des délais et suivre l’avancement des projets en temps réel.
Que propose la solution de gestion des temps et activité Keeple ?
Le logiciel et l’application mobile de gestion des temps et activité (GTA) de Keeple permet de suivre plus simplement les projets et de finaliser les reportings avec les informations importantes comme le temps passé par projet. Collaborateurs et managers peuvent gérer les temps directement sur la plateforme ou depuis leur smartphone grâce à l’application mobile du logiciel RH Keeple. Chacun peut y indiquer la durée passée sur chaque activité, offrant ainsi une visibilité sur le temps accordé par projet. Très simple d’utilisation, l’outil propose également un chronomètre pour calculer en temps réel le temps passé.
Si vous avez une estimation du temps total pour le projet, vous pourrez facilement savoir où vous en êtes dans le déroulé. Le logiciel de GTA RH vous aidera à piloter le temps restant sur le projet.
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