Calcul congés payés : 4 règles RH à connaître

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La question des congés payés est une source de litiges fréquente entre un employeur et ses salariés. Dans une entreprise, c’est généralement au service RH qu’il incombe d’assurer la gestion des congés payés. Voici 3 règles importantes à connaître pour calculer les congés payés de vos salariés et éviter toute frustration, d’un côté comme de l’autre.

1. Calcul congés payés : la règle pour calculer le nombre de jours de congés des salariés

Le calcul des congés payés est relativement simple : chaque employé cumule 2,5 jours de congés payés pour chaque mois travaillé. Pour les entreprises dans lesquelles on ne peut pas décompter le temps de travail en mois entier, les calculs sont effectués sur des périodes de 4 semaines ou de 24 jours.

Par exemple, un employé entré dans l’entreprise au 1er janvier aura acquis 12,5 jours de congés payés au 1er juin de la même année (5 mois de travail x 2,5 jours de congé). Dans le cas où le résultat n’aboutit pas sur un chiffre entier, on arrondit à l’unité supérieure. Dans notre exemple, l’employé bénéficie donc de 13 jours de congés payés.

Cette règle est valable quel que soit le type de contrat : CDI, CDD, temps plein ou temps partiel… Tout le monde cumule la même quantité de congés payés, indépendamment du nombre d’heures travaillées ou du type de contrat signé.

Notez cependant qu’en cas de fractionnement des congés payés, le salarié a le droit à des jours de congés supplémentaires. Si au 31 octobre il lui reste entre 3 et 5 jours ouvrables de congés non pris, il aura droit à 1 jour de congé de fractionnement. S’il lui reste entre 6 et 12 jours ouvrables de congés, il aura droit à 2 jours de congé de fractionnement.

2. Calcul congés payés : la règle pour calculer l’indemnité de congés payés

Il existe deux méthodes pour calculer le montant de l’indemnité de congés payés : la méthode du maintien de salaire ou la méthode du « dixième ».

  • Avec la méthode du maintien de salaire, l’employé gagne la même somme que s’il avait effectivement travaillé.
  • La méthode du dixième consiste à verser au salarié 1/10 de sa rémunération brute perçue au cours de la période de référence. La période de référence correspond au total des salaires versés sur une année complète.

Entre ces deux solutions, l’employeur doit retenir la plus avantageuse pour son employé.

Prenons l’exemple d’un salarié qui perçoit 2000 € par mois. Son salaire de référence s’élève donc à 24 000€. Il travaille à temps plein, soit 35 h par semaine sur une période de 5 jours, ce qui représente 7 h de travail journalier. Il pose une semaine de congé.

Méthode du maintien de salaire :

On estime le temps de travail effectif sur un mois à 175 heures (7 heures de travail journalier x 25 jours ouvrés dans un mois), soit un taux horaire d’environ 11,43€ (2000 / 175). Le nombre d’heures non travaillées du fait des congés payés est donc de 35h. Le calcul permettant d’obtenir le montant de l’indemnité de congés payés est donc le suivant :

11,43 x 35 = 400,05.

Avec cette méthode, le montant de l’indemnité de congés payés est donc de 400,05€.

Méthode du « dixième »

L’indemnité de congés payés ne peut être inférieure à 2400 € (un dixième du salaire de référence de 24 000€), ce qui correspond à un taux journalier de 80€ par jour ouvrable (2400 / 30).

Par conséquent, pour une semaine de congés, le montant de l’indemnité de congés payés est de 480 € (80 € x 6 jours ouvrables).

Dans notre exemple, la méthode du « dixième » est donc celle que doit retenir l’employeur puisque c’est celle qui est la plus intéressante pour le salarié.

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3. Calcul congés payés en fin de contrat : la règle à appliquer

Lorsque le contrat d’un salarié arrive à son terme, les jours de congés payés non consommés sont dus à l’employé.  Pour calculer le montant de cette indemnité compensatrice de congés payés, la méthode est la même que pour l’indemnité de congés payés classique. Elle s’applique sur le nombre de congés payés auquel le salarié avait droit, mais qu’il n’a pas eu le temps de prendre.

4. Calcul congés payés : les questions les plus fréquentes

Le salarié peut-il reporter les jours de congés qu’il n’a pas eu le temps de prendre ? En principe, non. Sauf, si l’employeur est d’accord ou si la convention collective l’autorise. Le report est également possible quand le salarié n’a pas pu prendre ses congés pour cause d’accident du travail, maladie professionnelle, ou congé maternité.

Un salarié a-t-il le droit de travailler pendant ses congés payés chez un autre employeur ? Non, c’est même un motif de licenciement.

Décompte des jours de congés : les questions sources de litige. Si un salarié tombe malade pendant ses congés, il n’a pas le droit à des jours de congés supplémentaires de remplacement. Et cette période de maladie n’est pas prise en compte pour le calcul des futurs congés. Mais si le salarié tombe malade avant le début de ses congés, il a le droit de les reporter, selon la jurisprudence européenne. Il ne perdra pas non plus les jours de congés qu’il avait posé, s’il reprend son travail avant le jour de son retour prévu à l’origine.

Pour éviter les prises de tête au moment de voir faire le calcul des congés payés, il existe de nombreuses solutions digitales. Un logiciel de congés payés vous permettra d’effectuer tous ces calculs de manière automatique. De telles solutions sont un énorme gain de temps pour toutes les parties. Au niveau des ressources humaines, les process sont simplifiés. Pour ce qui est des employés, ils ont un aperçu en temps réel du nombre de jours de congés qu’il leur reste et ceux qui sont déjà posés.

Keeple est un logiciel de gestion des congés et des absences qui peut apporter une véritable bouffée d’air frais dans la gestion d’une entreprise. Les services ressources humaines dédieront moins de temps à ces tâches à faible valeur ajoutée. Les salariés quant à eux y gagneront en confort sur la gestion de leurs congés. Ils font leur demande de congés directement sur le logiciel et peuvent suivre en temps réel l’évolution de leur demande. Les managers reçoivent des alertes pour les informer d’une nouvelle demande de congés, qu’ils peuvent approuver ou refuser en un clic.

Et, cerise sur le gâteau, le logiciel transmet toutes ses informations à votre logiciel de paie.

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