Véritable fléau pour les entreprises, l’absentéisme influe sur la motivation des employés et leur productivité et peut entraîner un coût financier important pour l’entreprise. Pour pallier ces problèmes, il est primordial d’assurer un suivi régulier du taux d’absentéisme au sein de l’entreprise. Mais comment le calculer facilement et rapidement sur une période donnée ? Explications.
Qu’est-ce que le taux d’absentéisme ?
Indicateur RH, le taux d’absentéisme mesure le taux d’absence de l’ensemble des employés dans une entreprise sur une période donnée. Au-delà de simplement donner des chiffres, il met en lumière les dysfonctionnements d’une organisation et lui permet d’évaluer le bien-être au travail.
Pour être acceptable, un taux d’absentéisme moyen annuel ne doit pas dépasser les 8 %. Il témoigne d’une bonne santé de l’entreprise lorsqu’il affleure les 4 %.
Comment calculer le taux d’absentéisme ?
#1 Identifier les différents types d’absence
Avant de calculer son taux d’absentéisme, une entreprise doit pouvoir distinguer les absences qui sont considérées comme de l’absentéisme, de celles qui ne le sont pas. Ainsi, les absences prévues ou programmées ne doivent pas être intégrées dans le calcul du taux d’absentéisme. C’est le cas :
- Des congés, qu’ils soient parentaux ou qu’ils s’apparentent à des congés payés ordinaires ;
- Des absences pour formation ;
- Des absences résultant d’une grève.
A l’inverse, les absences qui ne sont pas anticipées sont à prendre en compte dans le calcul du taux d’absentéisme. On y retrouve :
- Les congés pour motifs familiaux (mariage, pacs, maternité, enfant ou parent malade) ;
- Les arrêts maladies ;
- Les accidents de travail et de trajets ;
- Les maladies dites professionnelles ;
- Les absences injustifiées.
#2 Procéder au calcul du taux d’absentéisme sur une période donnée
Le calcul du taux d’absentéisme peut se faire sur n’importe quelle période donnée. Il s’effectue via la formule suivante :
(Nombre de jours d’absence sur une période/Nombre de jours théoriques travaillés sur cette même période) x 100
Par exemple, imaginons que l’entreprise X, qui emploie 10 salariés, souhaite calculer son taux d’absentéisme sur le mois de janvier, qui comprend 18 jours de travail. Sur l’ensemble du mois, elle a recensé 9 jours d’absence pour la totalité de ses salariés. Elle doit donc faire le calcul :
[9/ (10 x 18)] x 100 = 5
Le taux d’absentéisme de l’entreprise X sur la période du mois de janvier correspond donc à 5%.
#3 Analyser le taux d’absentéisme
Une fois le calcul du taux d’absentéisme effectué, les services RH doivent prendre le temps d’analyser les résultats obtenus. En effet, le chiffre en lui-même ne signifie pas grand-chose. Il est essentiel de le remettre dans son contexte et de le comparer aux chiffres d’autres périodes. Cette analyse peut notamment permettre à l’entreprise de prendre des mesures concrètes pour réduire son taux d’absentéisme.
Pourquoi calculer le taux d’absentéisme ?
Vous l’avez compris, le taux d’absentéisme est un indicateur précieux pour suivre et comparer l’engagement des salariés sur différentes périodes. Mais concrètement, quels avantages présente-t-il pour l’entreprise ?
Calculer le taux d’absentéisme permet de mesurer les coûts pour l’entreprise
Selon une étude réalisée par l’institut Sapiens en 2018, le coût de l’absentéisme au travail s’élèverait à plus de 107 milliards d’euros par an, soit 4,7 % du PIB français. Ce chiffre monumental montre que les absences non prévues des employés peuvent coûter très cher aux entreprises.
En effet, l’absentéisme génère des coûts directs : le montant des salaires bruts et des cotisations sociales doivent être pris en charge par l’employeur, même si le collaborateur n’est pas présent.
L’absentéisme génère aussi des coûts indirects, tels que :
- Le coût de remplacement ;
- Le coût de gestion ;
- Les coûts d’improductivité ;
- Les coûts sociaux.
L’absentéisme maladie a augmenté de 6 points dans les TPE-PME et concerne aujourd’hui 39 % des entreprises de moins de 250 salariés
(2021 – Baromètre annuel Absentéisme Maladie de Malakoff Humanis)
Calculer le taux d’absentéisme permet de maitriser les dommages collatéraux
Connaître le taux d’absentéisme permet aussi de limiter l’aspect négatif de celui-ci sur les autres composantes de l’entreprise, par exemple les retards dans les projets ou l’augmentation de la charge de travail pour les autres collaborateurs.
Calculer le taux d’absentéisme permet de comprendre les déclencheurs de l’absentéisme et d’y apporter des solutions efficaces
Analyser finement le taux d’absentéisme peut permettre à une entreprise de déterminer les causes de celui-ci et donc de le réduire plus facilement. Grâce à ces informations, c’est aux services RH et au dirigeant de déterminer s’ils doivent agir sur :
- L’environnement de travail(bruit, insécurité…) ;
- Le style de management(management trop strict, pas assez horizontal…) ;
- Ou le climat interne de l’organisation (mauvaises relations entre collègues, charges de travail trop lourdes ou peu équilibrées…).
Comment améliorer le suivi de l’absentéisme ?
Coûts directs et indirects, démotivation des employés, perte de productivité…Vous l’avez compris, l’absentéisme entraîne des conséquences néfastes pour les entreprises. Calculer, suivre et analyser son taux est donc indispensable pour réduire les absences des employés.
C’est pourquoi, les services RH des entreprises sont de plus en plus nombreux à s’équiper numériquement pour suivre et agir sur les évolutions de l’absentéisme en entreprise. Ces outils permettent notamment de gagner du temps lors du suivi et de l’analyse de l’absentéisme.
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