Comment mettre en place une feuille de temps Excel pour l’ensemble des services de l’entreprise ?

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Fichier de gestion des congés et absences sur Excel

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Une feuille de temps est un outil essentiel pour toute entreprise qui souhaite suivre le temps de travail de ses employés. Elle permet de centraliser les informations sur les heures travaillées, les congés payés, les absences et autres données importantes pour la gestion des ressources humaines.

Cet article vous guidera à travers les étapes nécessaires pour mettre en place une feuille de temps Excel adaptée à l’ensemble des services de votre entreprise. Vous retrouverez également un modèle de feuille de temps Excel prêt à l’emploi pour vous aider à démarrer !

Qu’est-ce qu’une feuille de temps ?

Elle permet de :

  • Assurer un suivi précis du temps de travail pour une facturation et une paie justes.
  • Gérer efficacement les congés payés et les absences des employés.
  • Évaluer la productivité individuelle et collective afin d’optimiser l’allocation des ressources.
  • Identifier les éventuels problèmes et ainsi de prendre des mesures correctives pour améliorer l’efficacité des processus.
  • Faciliter la communication et la collaboration entre les employés et les managers.

C’est donc un outil indispensable !

Traditionnellement réalisée sur papier, la feuille de temps est aujourd’hui bien souvent numérique, via des feuilles de calcul comme Excel ou des logiciels de gestion du temps de travail dédiés.

Pourquoi utiliser une feuille de temps ? 

Peu importe la taille de votre entreprise ou son secteur d’activité, il y a deux raisons principales pour lesquelles l’utilisation d’une feuille de temps est bénéfique.

1. Pour structurer votre entreprise et avoir une meilleure communication

Une bonne communication et le partage des informations sont essentiels à la vie d’une entreprise. Plus le nombre d’employés augmente, plus il devient important de structurer l’accès aux données importantes pour permettre à chacun de travailler efficacement.

Mettre en place une feuille de temps est une excellente solution pour plusieurs raisons :

  • Clarté et transparence : les horaires de travail sont enregistrés de façon explicite et indiscutable. Une feuille de temps numérique assure à tous que les données sont consignées de manière sécurisée et ne peuvent être contestées ultérieurement.
  • Accessibilité des informations : Tous les membres concernés, tels que l’office manager, le comptable ou le chargé RH, peuvent consulter les informations à tout moment. En cas de doute, ils peuvent facilement vérifier les plannings.
  • Meilleure visibilité sur la charge de travail : une feuille de temps permet d’avoir une vue d’ensemble immédiate sur la répartition des heures par salarié. Cela aide à corriger les erreurs de planning et à répartir la charge de travail de manière plus équitable, évitant ainsi les déséquilibres où certains employés travaillent plus que d’autres.

2. Pour avoir une vue d’ensemble précise des plannings et des fiches de paie

  • Surveillance et responsabilisation : Une feuille de temps permet de suivre précisément les heures de travail des employés, les incitant ainsi à respecter leurs horaires. Grâce à ce système, les employés sont plus conscients de leur ponctualité et de leur présence, ce qui améliore la transparence et l’exactitude des données de travail.
  • Respect des dispositions contractuelles : les heures supplémentaires et les heures de soirée/nuit sont correctement enregistrées et rémunérées comme il se doit.
  • Automatisation et gain de temps : si la feuille de temps est numérique, le suivi des horaires peut être automatisé, ce qui fait gagner un temps précieux.
  • Précision des données pour la paie : la feuille de temps fait partie des ressources mensuelles nécessaires à l’élaboration de la paie. Elle permet une exportation facile vers le logiciel de comptabilité.

Première étape : préparer sa feuille de temps

Avant de commencer la création de votre feuille de temps Excel, il est nécessaire de définir clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre. Ces objectifs peuvent varier en fonction des besoins de votre entreprise, mais ils peuvent inclure :

  • Le suivi des heures travaillées,
  • La gestion des projets,
  • L’analyse de la productivité,
  • La gestion de la paie.

En définissant des objectifs précis, vous pourrez créer une feuille de temps qui répond réellement aux besoins de votre entreprise.

Identifiez vos besoins

Chaque service de votre entreprise a des besoins spécifiques en matière de gestion du temps. Vous devez donc connaître ces besoins avant de créer votre feuille de temps.

  • Service commercial : suivi des heures passées en rendez-vous clients, en prospection ou à la préparation des devis.
  • Service IT : suivi des heures consacrées à la maintenance, au développement de nouveaux projets et à la résolution de problèmes techniques.
  • Ressources humaines : suivi des heures de formation, des entretiens d’embauche et des tâches administratives.
  • Production : suivi des heures travaillées sur différentes lignes de production, maintenance des machines et respect des quotas de production.

Pour obtenir une vue d’ensemble complète, il peut être utile de consulter les responsables de chaque service afin de comprendre leurs processus et leurs besoins spécifiques.

Configuration de la feuille de temps Excel

La première étape de la mise en place d’une feuille de temps Excel consiste à créer la feuille de calcul et à la configurer selon vos besoins. Voici les étapes que nous vous suggérons de suivre :

1. Créer les colonnes nécessaires

La feuille de temps Excel doit inclure les colonnes suivantes :

  • Nom et prénom de l’employé
  • Date pour laquelle les heures de travail sont saisies.
  • Service auquel appartient l’employé.
  • Activité : description de l’activité effectuée par l’employé.
  • Heures travaillées : nombre d’heures travaillées par l’employé pour cette activité.
  • Total des heures travaillées : nombre total d’heures travaillées par l’employé pour cette journée.
  • Notes : commentaires supplémentaires sur le temps de travail de l’employé.
  • Vous pouvez ajouter d’autres colonnes en fonction de vos besoins spécifiques (taux horaire, montant payé, etc.)

 

2. Saisir les informations sur les employés et les services

Ensuite, vous devez saisir les informations sur les employés et les services de votre entreprise. Vous pouvez le faire manuellement ou en important les données depuis un autre système.

3. Définition des périodes de suivi

Enfin, vous devez définir les périodes de suivi pour lesquelles les employés saisiront leurs heures de travail. Les périodes de suivi peuvent être hebdomadaires, bihebdomadaires, mensuelles ou selon vos propres besoins.

Quelques conseils supplémentaires pour la configuration de la feuille de temps Excel :

       Utilisez une mise en forme claire et concise pour faciliter la lecture de la feuille de temps.

       Appliquez des formules pour automatiser les calculs, tels que le total des heures travaillées.

       Protégez la feuille de calcul pour empêcher les modifications non autorisées.

       Créez un modèle de feuille de temps que vous pourrez utiliser pour chaque nouvelle période de suivi.

 

Les formules Excel pour automatiser les calculs des temps

Calcul des heures travaillées :

Utilisez la formule =B2-A2 pour calculer la différence entre l’heure de début (colonne A) et l’heure de fin (colonne B).

Total des heures journalières :

Utilisez =SUM(C2:C8) pour calculer le total des heures travaillées (colonne C) sur une période donnée.

Calcul des heures supplémentaires :

Utilisez une formule conditionnelle comme =IF(C2>8, C2-8, 0) pour calculer les heures supplémentaires si les heures travaillées dépassent 8 heures par jour.

Conversion des heures en décimales :

Utilisez =HOUR(E2)+MINUTE(E2)/60 pour convertir les heures et minutes en format décimal.

Modèle de feuille de temps Excel à télécharger

Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé spécialement pour vous un modèle de feuille de temps Excel que vous pouvez télécharger et personnaliser selon les besoins de votre entreprise. Ce modèle est conçu pour être facile à utiliser et à modifier, avec des sections claires pour enregistrer les heures de travail ainsi que les heures supplémentaires.

Télécharger le modèle de feuille de temps Excel

Optimisez votre gestion du temps

La mise en place d’une feuille de temps Excel est une démarche stratégique pour toute entreprise souhaitant optimiser la gestion de son temps et de ses ressources humaines. En permettant d’avoir une structure claire et transparente, cet outil facilite la communication interne et garantit une meilleure visibilité sur la charge de travail de chaque employé.

Que ce soit pour une petite entreprise ou une grande structure, dans n’importe quel secteur d’activité, une feuille de temps bien conçue et bien utilisée devient rapidement une ressource essentielle. Pour aller plus loin et bénéficier d’une gestion toujours plus efficace, la solution Keeple permet de digitaliser et d’automatiser la gestion des feuilles de temps, vous rendant le processus encore plus simple et sécurisé.

Adoptez dès maintenant cet outil précieux et constatez par vous-même les bénéfices qu’il peut apporter à votre organisation !

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