Certaines entreprises ont du mal à gérer les périodes de congés des collaborateurs. Que ce soit par manque de visibilité en temps réel ou pour une autre raison, les managers anticipent mal les prises de congé et se retrouvent parfois avec des équipes complètement décimées. D’ailleurs, certaines périodes de l’année sont plus susceptibles de dépeupler les couloirs de l’entreprise : c’est le cas des vacances scolaires et de la fin d’année de référence pour la prise de congé. Voici nos conseils pour éviter de vous retrouver dans une telle situation.
Conseil #1 – Anticiper la prise des congés payés par les équipes
Évidemment, si la prise des congés payés était bien anticipée par les services RH et les managers, l’entreprise ne serait pas en difficulté et les équipes ne seraient pas décimées ! C’est donc le premier objectif à atteindre pour l’entreprise. Quelles sont les principales situations où les équipes peuvent être en sous-effectif ?
- Les périodes de vacances scolaires où l’on sait que les salariés-parents vont poser des jours pour être en famille.
- La fin d’année de référence (au plus tard le 31 mai généralement) où les collaborateurs doivent poser leurs congés s’ils ne veulent pas les perdre.
Ce sont des situations récurrentes : les managers et les RH doivent donc mettre en place un plan de continuité pour anticiper le manque de ressource. Quelles peuvent être les mesures prises à ces périodes de l’année ?
- Définir les tâches dans un ordre de priorité et reporter tout ce qui n’est pas urgent pour l’entreprise.
- Préparer les collaborateurs en place qui doivent assurer l’activité.
- Informer les clients et les partenaires de l’absence de personnel et d’éventuels retards qui pourraient être occasionnés.
De cette manière, même avec des effectifs amoindris, il est possible de maintenir l’activité de l’entreprise et de prévenir les difficultés éventuelles.
Conseil #2 – Communiquer régulièrement sur la politique RH en matière de prise de congé
Il est indispensable de communiquer en interne sur la politique RH concernant la prise de congé afin de rappeler aux collaborateurs les dates et les informations clés sur le sujet. En principe, la prise de congé comprend obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre pour les entreprises, mais il est possible de l’étendre en la fixant par convention collective ou accord d’entreprise. Les salariés doivent prendre au minimum 12 jours consécutifs de congés et au maximum 24 jours consécutifs. Il est fréquent que les collaborateurs “se réveillent” au mois de mai et réalisent qu’ils n’ont pas posé leurs jours de congés restants… Que font-ils alors ? Ils décident de prendre leurs congés tous en même temps et l’entreprise se retrouve dans une impasse. En adoptant une communication claire et régulière sur la prise de congé, ces situations sont moins fréquentes, voire inexistantes.
C’est aussi le moment où le service RH peut rappeler les règles en matière de compte épargne-temps (CET). Les collaborateurs peuvent cumuler leurs congés payés non pris sur un CET, si l’entreprise en a mis un en place.
Lire aussi : Politique d’entreprise : quelles règles pour les congés payés
Conseil #3 – Annuler ou reporter des demandes de congés
Si le manager craint de subir un manque important d’effectif, il peut demander à certains membres de l’équipe de reporter leur congé à une date ultérieure voire de refuser leur demande d’après un motif précis et convenus légalement. Évidemment, l’employé doit toujours être informé de ce changement de plan. L’annulation d’un congé payé doit être notifiée au collaborateur au moins 1 mois avant la date prévue de départ. Ce délai de prévenance peut être différent si la convention collective de l’entreprise le prévoit. Parmi les circonstances exceptionnelles justifiant le refus de congé, il est donc possible pour le manager ou le service RH d’évoquer la continuité des services et du fonctionnement de l’entreprise lorsqu’un risque de sous-effectif est sous-jacent. En tout état de cause, toute annulation de congés ne signifie pas qu’ils sont perdus pour le collaborateur mais simplement qu’il devra les prendre à des dates ultérieures. A noter toutefois que les demandes de congés pour un événement familial tel qu’un décès, un mariage, une naissance ou adoption ne peuvent pas être refusées.
Lire aussi : Refus de congés payés : dans quels cas l’employeur peut-il refuser des congés ?
Conseil #4 – S’équiper d’un outil digital de gestion des congés
La digitalisation du processus des congés payés permet d’obtenir une vision précise et directe de l’activité des équipes et des risques qui peuvent advenir si plusieurs collaborateurs s’absentent tous en même temps. Grâce aux outils digitaux, les nombreuses tâches qui incombent au service RH et aux managers en matière de congés payés sont simplifiées et moins nombreuses. Le logiciel de gestion des congés payés Keeple permet de planifier les congés, de répondre aux demandes des collaborateurs, de suivre les changements (demandes, congés validés, refus, reports, etc.) et de gérer le planning des absences en amont et en temps réel. Ces fonctionnalités aident les services RH et les managers à maîtriser les plannings de leurs collaborateurs, sans risquer de devoir gérer des situations catastrophes où les équipes sont décimées à certaines périodes de l’année. Il leur est ainsi se concentrer sur ses tâches principales et sur ses objectifs, plutôt que de devoir réparer les erreurs causées par un manque d’anticipation.
Gérer les congés payés et l’activité de l’entreprise pendant les périodes cruciales (vacances, fin de période de prise de congé) n’est pas si difficile… À condition d’avoir les bons réflexes et les bons outils ! Une bonne gestion passe par l’anticipation des congés payés des collaborateurs, une communication claire sur la politique de l’entreprise en matière de congés, la décision de reporter ou d’annuler des congés dans certaines circonstances (pour la continuité du service notamment) et en faisant le choix de la digitalisation du processus des congés payés.
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