Outils RH : 8 solutions à adopter dans votre entreprise

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A peu près chaque département d’une entreprise dispose de ses équipements digitaux pour faciliter son quotidien… le service RH n’en fait d’ailleurs pas défaut. Plusieurs raisons sont évoquées pour justifier le déploiement de solutions, parmi lesquelles :

  • L’automatisation des processus. Si vous proposez à vos équipes d’automatiser la majorité des tâches manuelles et répétitives comme la gestion des congés, des feuilles de temps ou des évaluations de performances, elles vous remercieront.
  • La centralisation des données. Informations personnelles, données de paie… La centralisation offre une vision globale et facilite la prise de décisions.

 

Et la liste des avantages est encore longue ! Mais alors, quelles sont ces solutions (miracles ?!) qui rendent la tâche aux RH bien plus agréable ? Voici les 8 que nous avons repérées. 

1. SIRH 

Le SIRH (Système de gestion des ressources humaines) est un logiciel de centralisation des données des employés, de gestion des processus de recrutement, d’automatisation de la gestion des performances et de gestion des avantages sociaux, des congés, des feuilles de temps, etc. En résumé, un véritable couteau suisse pour un service RH qui souhaite une vue d’ensemble complète et cohérente de l’ensemble des informations RH.

Grâce à ses fonctionnalités de reporting et d’analyse, le SIRH permet également d’obtenir des informations précieuses sur les effectifs, les compétences, les performances et la gestion des talents, facilitant ainsi la prise de décisions éclairées. Il met en avant le temps passé en congé (ce qui peut être utile si vous instaurez des congés illimités par exemple) ou le turn-over des salariés, d’excellents indicateurs pour ajuster la politique RH et managérial de l’entreprise.

Les entreprises investissent généralement dans cet outil parce que les avantages leur ont sauté aux yeux. Et s’il fallait n’en citer que 3 :

  • Le SIRH est un moyen de gagner du temps sur des tâches qui pourraient être automatisées (ROI rapide).
  • C’est un moyen de moderniser ses processus en supprimant Excel ou le papier.
  • L’outil offre une alternative à l’externalisation de processus tels que la paie.

 

S’il est plutôt recommandé pour les PME et plus, il peut également faire l’affaire dans de plus petites structures en phase de croissance.

 

2. Logiciel de recrutement 

Dans les entreprises qui recrutent massivement et qui voient arriver des milliers de CV par semaine, le logiciel de recrutement apparaît comme salvateur aux ressources humaines. Quelles sont les fonctionnalités de cet outil miracle ? Il dématérialise tout le processus de recrutement de candidats dont (liste de fonctionnalités non exhaustive) :

  • La rédaction et la publication d’offres d’emploi vers de très nombreux jobboards. Vous pouvez y ajouter des conditions telles que les compétences requises, les diplômes à avoir, le niveau d’expérience, etc. ;
  • La création d’une CVthèque ;
  • L’analyse des CV avec l’ajout de mots clés et de filtres par exemple ;
  • La création d’un onglet ou site carrière personnalisable ;
  • La planification des entretiens ;
  • Le suivi des candidats aux différentes phases de recrutement.

 

Certains logiciels de recrutement iront plus loin en proposant des statistiques, donnant ainsi aux recruteurs des métriques intéressants pour affiner leur approche de recrutement.

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3. Logiciel de gestion des avantages sociaux 

Peut-être moins connu que d’autres types de logiciels, mais tout aussi utile pour les services RH, cet outil simplifie la gestion des avantages sociaux obligatoires et non obligatoires, tels que l’assurance maladie, les congés payés, les régimes de retraite, les tickets restaurant, les plans épargne salarié, etc. Ils aident à suivre les avantages, à communiquer avec les employés et à gérer les processus administratifs associés.

Le logiciel de recrutement trouve son intérêt dans les entreprises de toutes tailles mais aussi dans celles où les services RH ou comptables sont peu nombreux, voire absents (cas où le dirigeant est le seul à gérer cette partie sociale). L’objectif est de mettre en avant ces avantages auprès des salariés qui ne doivent pas se fier qu’au salaire pour apprécier leur rémunération globale.

Si l’outil vous intéresse, assurez-vous d’en choisir un qui tient compte des règlementations en vigueur et s’intègre à vos autres outils.

 

4. Logiciel de gestion de la formation 

La formation des salariés est l’un des grands enjeux de l’entreprise. Non seulement elle aide à l’acquisition de nouvelles compétences (renforcer leur expertise dans un domaine par exemple), mais en plus elle permet aux salariés de rester à jour des dernières évolutions que ce soit sur le plan technologique, réglementaire ou des pratiques professionnelles. Elle reste également un excellent moyen pour retenir les employés en poste, qui se sentent soutenus dans leur développement et s’engageront généralement plus pour leur entreprise.

Depuis un logiciel de gestion de la formation, les responsables de formation peuvent créer et dispenser des formations en ligne, suivre la progression des employés, ou encore gérer les programmes de développement. Mais la fonctionnalité phare qu’il doit proposer, reste le pilotage du plan de formation, qui vient remplacer les habituels tableaux Excel des responsables de formation. La majorité des logiciels présentent des interfaces épurées et dynamiques qui se mettent à jour en temps réel (par exemple, l’outil vous alerte quand une date butoir a été dépassée). Vous accédez aux budgets alloués, aux remboursements des OPCO, aux formations planifiées, celles terminées, etc. Les tableaux de bord servent également de moyens de support pour évaluer l’efficacité des formations grâce à des statistiques de suivi des cours et des enquêtes de satisfaction.

Plus le nombre de salariés à former est grand, plus la centralisation des données autour d’un logiciel unique de gestion des formations devient importante.

 

5. Logiciel de gestion des performances 

Chaque année, les entreprises évaluent leurs salariés selon des objectifs plus ou moins précis. Pour les RH, la gestion des campagnes d’évaluation présente un enjeu fort puisqu’elle signe les augmentations de salaire ou les bonus.

Un logiciel de gestion des performances aide le manager et les RH à suivre et à évaluer les performances des employés de manière régulière et structurée. Il offre un cadre formel pour fixer des objectifs, évaluer les progrès, émettre leurs commentaires et ouvrir les discussions aux évolutions de carrière. Côté management, l’outil sert à définir de façon clair les objectifs selon des critères spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporellement définis tels que le décrit la méthode SMART. Côté employé, chacun sait ce qu’il a à faire d’après les attentes de ses supérieurs. En cas de non atteintes des objectifs, les managers et RH peuvent plus facilement faire leurs feedbacks et identifier les points d’amélioration ou les besoins de formation de leurs employés.

6. Logiciel de gestion des temps et activités 

La gestion des temps et activités (GTA) peut être un casse-tête pour une entreprise ! Voyons comment un logiciel dédié peut y remédier.

Tout d’abord, il va suivre avec précision les heures de travail effectuées par les employés. Cela inclut les heures d’arrivée et de départ, les pauses, les congés, les heures supplémentaires, etc. Cette gestion précise des temps de travail aide à garantir que les salaires et les allocations sont calculés correctement et que les politiques de l’entreprise en matière de temps de travail sont respectées.

Ensuite, il va tout simplement automatiser le processus de suivi de l’activité. Chaque salarié ou responsable de projet peut enregistrer le temps passé sur chaque mission. Dans ce cas, les managers ont accès, dès qu’ils le souhaitent, à leur avancée et peuvent plus facilement repérer les actions répétitives et chronophages, qu’ils pourront alors automatiser.

Le logiciel de GTA va également s’avérer être une réelle aide pour optimiser les plannings. Puisque les responsables ont une idée précise des temps de travail de leurs N-1, ils pourront plus facilement planifier les horaires de travail et ainsi éviter les heures supplémentaires de certains. 

Concernant la préparation des factures, le logiciel de GTA s’interface généralement avec un logiciel comptable. Dans une mission de facturée au temps réel par exemple, l’outil peut déjà préfacturer le client grâce aux informations qu’il a collectées, et renvoyer les informations au logiciel de facturation qui édite la facture finale.

7. Logiciel de gestion des notes de frais 

Laissez de côté Excel pour passer sur un logiciel de gestion des notes de frais. En quelques mots, voici ses avantages :

  • Un outil gagnant-gagnant :
    • pour les salariés, il s’utilise depuis une application mobile. Il leur suffit de scanner leurs justificatifs en prenant simplement une photo et les informations obligatoires pour établir une note de frais sont automatiquement reconnues ;
    • pour les managers, la validation et le contrôle de la note de frais se fait sur l’application ;
    • pour les comptables ou RH qui gèrent les notes de frais, l’automatisation simplifie considérablement le traitement.
  • Une simplification du processus de remboursement des notes de frais qui tient compte des règlementations évolutives (TVA, frais kilométriques…), ne laissant plus de place aux doutes ;
  • Des remboursements accélérés puisque le montant de la note de frais est directement transmis vers le système de virement bancaire ou le logiciel de paie de la société.
  • Une réduction des erreurs de saisies et des risques de fraude grâce à un outil qui repère les incohérences de montants ;
  • Une centralisation des données dans un espace de stockage en ligne et non plus dans des placards ;
  • Un contrôle des dépenses maîtrisé grâce à des tableaux de bord qui permet d’améliorer la politique de gestion des notes de frais.
 

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8. Logiciel de gestion des congés et absences 

Nous ne pouvions pas passer à côté du logiciel de gestion des congés et absences, dernier outil RH incontournable de cette liste.

Les absences et congés regroupent les congés payés, les congés sans solde, les congés maladie, les formations, le repos compensateur, les RTT, les congés anticipés, les déplacements en clientèle, le télétravail, le congé paternité, le congé maternité, etc. Au regard de cette longue liste et sans logiciel dédié, les services RH sont vite freinés par la difficulté de tenir à jour des tableaux Excel (généralement utilisés par les petites structures).

Chez Keeple, nous savons en plus que la gestion manuelle des plannings et des congés peut générer plusieurs problématiques (récolte des informations tardives, complexité d’assurer le suivi et le reporting, erreurs de saisie, feuilles égarées, fichiers supprimés, etc.). C’est pourquoi nous avons développé un logiciel de gestion des congés et absences qui automatise les processus de demande et d’approbation des congés, et fournit des rapports sur la présence et les absences. Parmi ses nombreux avantages, vous trouverez :

  • La suppression des tâches chronophages ;
  • La visibilité sur les plannings ;
  • L’accompagnement des managers ;
  • L’utilisation de KPI ;
  • La possibilité d’avoir une gestion de plusieurs entités ;
  • La possibilité de gérer les langues par profil ;

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