De plus en plus d’entreprises adoptent le travail collaboratif pour permettre à leurs équipes d’atteindre plus facilement des objectifs communs. Ce travail comporte de nombreux avantages comme la centralisation des données ou l’augmentation de la productivité. Cependant, cela implique une réorganisation des méthodes de travail. Heureusement, il existe différents outils qui permettent de faciliter
Travail collaboratif : c’est quoi ?
Travail collaboratif : définition
Le travail collaboratif implique un échange entre différents collaborateurs pour atteindre un objectif commun fixé au préalable. Ce concept tend à se développer avec les années, partant du principe que la réussite d’un projet ne peut pas se passer du collectif. Ici, la mutualisation des compétences et des connaissances sont les clefs de la réussite.
Travail collaboratif : avantages
Salariés et membres de la direction de l’entreprise peuvent tirer profit de ce système de travail sur plusieurs aspects :
- Gain de temps : la centralisation des données et les échanges de messages instantanés permettent à l’équipe d’éviter les pertes de temps inutiles liées à la recherche d’un document ou au suivi de l’avancée d’un projet.
- Augmentation de la productivité : la facilitation des échanges et l’accès commun aux informations améliorent considérablement la performance de chacun. L’augmentation de la productivité découle naturellement du gain de temps.
- Amélioration de l’expérience collaborateur : l’écoute, la reconnaissance des idées, l’entraide ou encore la levée des barrières hiérarchiques contribuent au bien-être de chacun des collaborateurs et, in fine, à l’implication de l’équipe.
- Favorisation de la montée en compétence : le partage des connaissances et des bonnes pratiques vient pallier les difficultés de chacun. L’émergence d’une intelligence collective favorise également la créativité et l’acquisition de nouvelles aptitudes.
Au vu de ses nombreux avantages, les entreprises ont tout intérêt à donner les moyens aux salariés d’optimiser cette collaboration. Cela passe par plus de souplesse dans la gestion des projets et une fluidification des processus de communication. Pour y parvenir, il existe de nombreux outils collaboratifs simples d’utilisation.
Travail collaboratif : 7 types d’outils indispensables
Outil de travail collaboratif n°1 : Les agendas partagés
Ils facilitent l’organisation des tâches. Les créneaux des membres de l’équipe sont mis en commun, ce qui participe à une meilleure communication sur la répartition des tâches.
Ils favorisent également la productivité grâce à la planification des tâches à l’avance. Le partage de l’agenda peut permettre à l’équipe de connaître les moments de réalisation de tel ou tel projet. En ciblant des périodes où le travail s’avère plus difficile, les agendas partagés favorisent l’entraide.
Les outils comme Google Agenda, Atolia ou encore Smart agenda sont appréciés pour leur côté pratique. La planification et la vérification de la disponibilité des collaborateurs se font en un clic.
Outil de travail collaboratif n°2 : Les suites bureautiques collaboratives
Les suites bureautiques sont un ensemble de logiciels qui couvrent tous les besoins de l’équipe en matière de gestion de projet.
Ces suites se présentent sous différentes formes : logiciels de création de documents, tableurs ou encore gestion d’agenda et des messageries. L’emploi d’une suite bureautique est essentiel pour donner un coup de boost à l’avancée d’un projet. Leur utilisation collaborative permet à toute l’équipe de travailler ensemble sur un même document, ce qui augmente la productivité.
Office 365 est la suite d’outils bureautique la plus connue. A elle seule, elle contient tous les logiciels nécessaires pour la création de dossiers (Word, Excel, Powerpoint…). Google Workspace propose une offre alternative qui s’utilise en ligne (Gdocs, Gsheet, Gslide…).
Outil de travail collaboratif n°3 : Les outils de partage de fichiers
Ils offrent la possibilité de centraliser et de partager les documents avec tous les membres de l’équipe. Les outils de partage ont l’avantage de lever la limitation de taille imposée par les systèmes de messageries classiques.
Avec l’intégration de codes d’accès pour chacun des outils de partage, vos documents sont sécurisés. Ils ne peuvent pas non plus être partagés à un tiers si ce dernier n’en a pas l’autorisation.
Wetransfer, Mediafire, Mega ou encore le français Smash sont utilisables directement avec un navigateur. Ils proposent un espace de stockage et des transferts illimités dans leur version payante.
Outils de travail collaboratif n°4 : Les messageries instantanées
Ces précieux outils contribuent à l’avancée d’un projet en offrant une communication beaucoup plus efficace. Les idées peuvent être instantanément partagées avec les autres membres de l’équipe. La communication par écrit évite les pertes d’informations. Aussi, le partage de celles-ci se fait de manière plus lisse. Enfin, les messageries instantanées garantissent une réponse beaucoup plus rapide que l’email.
Joincube et Hibox sont des outils de messagerie instantanée qui permettent de partager des conversations et des fichiers. D’autres fonctionnalités y sont intégrées, comme la gestion des tâches ou la recherche rapide de messages par tags. Les utilisateurs des suites Office 365 et Google Workspace pourront utiliser respectivement Teams et Google Chat.
Outil de travail collaboratif n°5 : Les outils de visioconférence
Il y a de nombreux facteurs qui peuvent perturber le bon déroulé d’une réunion d’équipe et ralentir considérablement le projet : grève, retard, travail hybride, remote… Les outils de visioconférence ont pour objectif de simplifier les échanges entre les collaborateurs sans se soucier des contraintes extérieures.
Les progrès techniques ont permis à ces outils de fluidifier les interactions en visio, sans coupure. Et, puisqu’ils sont simples d’utilisation, ils peuvent s’adapter à n’importe quel salarié, tous secteurs d’activité confondus.
C’est le cas avec Zoom, Google Meet, Skype…
Outil de travail collaboratif n°6 : Les outils de gestion de projet
L’objectif de ces outils est, comme leur nom l’indique, de faciliter la gestion d’un projet. Pour ce faire, ils disposent de nombreuses fonctionnalités :
- Enregistrement des différentes versions d’un projet
- Planification des tâches
- Stockage des fichiers
- Evaluation de la productivité
Les outils, comme Slack, Trello, Collabtive et Teamwork améliorent la communication entre les collaborateurs par un système de chat ou de notification. Ils fournissent une aide précieuse pour la priorisation et la répartition des tâches.
Outil de travail collaboratif n°7 : Les outils de gestion administrative
Ces outils englobent tous les aspects de la gestion administrative pour en faciliter le traitement. Dotés d’une interface unique, ces logiciels couvrent l’ensemble des besoins en RH. En vous faisant assister par un outil de gestion administrative, vous évitez la perte d’informations, vous gagnez du temps et vous avez la garantie d’appliquer le bon process.
Certains outils se concentrent sur des traitements administratifs plus précis et délicats. C’est le cas avec Keeple, logiciel de gestion des congés payés et des absences. Le travail des services RH est simplifié, la communication entre chaque acteur est fluidifiée :
- Communication entre les collaborateurs : chacun a accès à un planning des congés et absences des membres de son équipe, ce qui offre la possibilité de s’organiser collectivement.
- Communication entre les collaborateurs et les managers : les collaborateurs ont accès à une interface depuis laquelle ils peuvent déposer simplement leurs demandes de congés et les managers peuvent les valider directement depuis la plateforme.
- Communication entre les collaborateurs et les RH : les collaborateurs peuvent consulter leur solde de jours de congés par type (CP, RTT, récupération…) et transmettre leurs justificatifs d’absence depuis la plateforme.
- Communication entre les managers et les RH : des circuits de validation standards sont paramétrés, chacun reçoit la bonne notification au bon moment et dispose des bonnes informations.
Avec Keeple, la gestion des congés et des absences est considérablement simplifiée, grâce à un processus collaboratif. Avec cet outil de gestion administrative, vous avez une vision des congés en temps réel, en plus de bénéficier d’un véritable accompagnement dans la gestion des absences. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous !
