Comment connaitre facilement le nombre d’heures que réalisent vos collaborateurs ? La réponse : la pointeuse. Tous les matins et tous les soirs, les travailleurs notifient le système du début et de la fin de leur journée. Quels sont les avantages d’un tel outil ? A quelles règles se conformer ? Comment faire en sorte que vos employés adhèrent au système ? Comment pointer quand on est en télétravail ? Nos réponses dans cet article.
Pourquoi mettre en place une pointeuse dans votre entreprise ?
Lorsque des travailleurs d’une entreprise ne suivent pas un horaire collectif conformément à l’article L. 3171-2 du Code du travail, leur employeur établit « un décompte de la durée de travail, des repos compensateurs acquis et de leur prise effective ». Un arrêt de la Cour de Justice de l’Union européenne du 14 mai 2019 rappelle que les Etats membres sont dans l’obligation d’imposer aux employeurs l’installation d’un système de mesure de la durée du temps de travail journalier réalisé par chaque salarié.
Ainsi, qu’il s’agisse d’une pointeuse ou d’une badgeuse, les deux systèmes répondent aux mêmes objectifs :
- Déterminer les heures de travail réelles en vue de préparer les fiches de paie ;
- Respecter la réglementation du travail pour la comptabilisation des temps de travail et de repos des salariés ;
- Améliorer la ponctualité des travailleurs.
Pointeuse / badgeuse : quels sont les avantages ?
1. Simplifier le calcul de la paie
L’établissement des fiches de paie des salariés se fait automatiquement en tenant compte des données récoltées par la machine. Sous réserve que chaque travailleur respecte quotidiennement son obligation de badger en début et fin de service, le calcul de la paie, mais aussi des congés ou encore des heures supplémentaires en sera facilité.
2. Faciliter la gestion RH
Le pointage (ou badgeage) est un procédé ultra rapide contrairement à la saisie des heures d’arrivée et de départ manuellement. Par ailleurs, une fois que le collaborateur a enregistré son arrivée, la donnée est directement transmise au service RH, sans déperdition de l’information.
3. Réduire les erreurs
Sans pointeuse, les heures de travail sont souvent enregistrées manuellement ou rapportées par les employés. Les gestionnaires de paie sont donc plus susceptibles de commettre des erreurs dans la saisie des temps (des données mal écrites par exemple), des oublis (si un salarié oublie lui-même de renseigner sa durée de travail) ou des approximations qui ne reflètent pas exactement le nombre d’heures travaillées.
4. Améliorer la ponctualité
Une pointeuse va inévitablement relever les retards des collaborateurs. C’est pourquoi, installer un tel système va encourager la ponctualité des travailleurs.
Pointeuse : quel système choisir ?
L’installation d’un système de pointage doit prendre en compte plusieurs facteurs : l’effectif de votre entreprise, si elle est multisite, les spécificités de l’environnement de travail (accès à un ordinateur, travail itinérant, conditions physiques difficiles), le besoin de suivre le temps de travail par client ou projet, la nature des horaires (comme les cycles en 3×8 ou les heures supplémentaires), et enfin la capacité de scalabité du système face à la croissance de l’entreprise.
La badgeuse pointeuse
Le principe est simple : chaque collaborateur dispose d’un badge unique qu’il présente à la badgeuse ou au terminal à son arrivée et à son départ du travail. La machine enregistre automatiquement ces horaires, permettant ainsi un suivi précis du temps de travail effectué. La badgeuse peut présenter à l’employé qui badge un récapitulatif de ses temps de travail, ses jours de congés restants et ses absences. Elle est généralement accompagnée d’un logiciel de gestion qui récolte les temps et permet d’établir les fiches de paie.
La pointeuse mobile
Une pointeuse mobile est un système de gestion du temps de travail qui permet aux employés de pointer leur arrivée et leur départ depuis une application sur appareil mobile, tel qu’un smartphone ou une tablette. Elle est particulièrement adaptée aux employés itinérants, aux équipes travaillant sur différents sites, ou à ceux qui pratiquent le télétravail. La pointeuse mobile présente des fonctionnalités différentes de la badgeuse pointeuse comme la géolocalisation ou le pointage par QR code par exemple.
La pointeuse digitale
Utilisant la technologie biométrique, généralement par reconnaissance digitale (empreinte digitale), la pointeuse oblige les collaborateurs à placer leur doigt sur un capteur biométrique de la pointeuse, qui identifie l’employé de manière unique et enregistre l’heure de l’événement. Ce système réduit les risques de fraudes telles que les pointages par procuration, et assure une précision élevée dans le suivi des présences.
Quelles sont les obligations qui entourent l’installation d’un système de pointage ?
Respecter le RGPD
Le Règlement Général pour la Protection des données personnelles (RGPD) impose aux entreprises de veiller à la protection et à la sécurité des données personnelles. Cette obligation s’applique aux données traitées dans le cadre d’un système de pointage puisqu’il permet d’identifier des personnes. Dans ce cas, l’employeur doit inscrire ce dispositif dans le registre des activités de traitements de données ; il n’est plus obligé de remplir une déclaration auprès de la CNIL comme c’était le cas initialement.
Informer le CSE
Le comité social et économique (CSE) doit être informé au préalable de la mise en service d’un système de pointage ou de badgeage conformément à l’article L2312-8 du Code du travail. Au cours de cet échange, l’employeur doit :
- Rappeler l’objectif de ce dispositif, à savoir de relever la durée de travail effective de chaque salarié ;
- Présenter le dispositif choisi.
Fournir un dispositif de pointeuse fiable
L’employeur doit se tourner vers un système fiable et infalsifiable (article L. 3171-4 du Code du travail). Ce dernier doit garantir que l’information enregistrée ne peut pas être corrigée à posteriori.
Comment remporter l’adhésion de vos collaborateurs ?
En principe, l’installation d’une pointeuse ou d’une badgeuse en entreprise peut se faire à la discrétion de l’employeur. Les travailleurs, qui y sont soumis, doivent s’y conformer sans s’y opposer, sous peine de sanction disciplinaire. Ils peuvent cependant contester le type de pointeuse utilisée si celle-ci parait disproportionnée.
Pour aider vos collaborateurs à adhérer au système, vous devez privilégier la communication en rappelant l’objectif de la pointeuse et en présentant les avantages qui en découlent pour eux :
- Faciliter le badgeage – pointage ;
- Garantir le calcul de sa durée de travail et l’établissement d’une fiche de paie fidèle à la réalité ;
- Garantir l’égalité de traitement entre tous (ceux qui travaillent plus seront payés au titre des heures supplémentaires) ;
- Prouver les heures réellement effectuées par le travailleur.
Comment concilier pointage et télétravail ?
Télétravail et pointage ne sont pas incompatibles. Il suffit de choisir le bon outil. Dans ce cas, l’employeur se tourne vers un système de pointage virtuel qui renvoie le travailleur vers une plateforme ou une application en ligne. En quelques clics, il enregistre le début et la fin de sa journée de travail depuis son PC ou son smartphone. Certains systèmes présentent une fonctionnalité de géolocalisation pour justifier que le travailleur se situe bien où il est censé être.
Chez Keeple, nous simplifions le quotidien des managers et du service des ressources humaines en permettant de digitaliser l’ensemble des procédures et démarches RH. Le pointage virtuel ne fait pas exception et deviendra prochainement une réalité dans notre logiciel RH. En quelques clics, vos collaborateurs pourront enregistrer leur arrivée et leur départ du travail peu importe où ils se trouvent. Les données collectées seront automatiquement transmises à la plateforme qui intègrera ses données pour calculer, par exemple le nombre de congés à prendre. Vous souhaitez en savoir plus sur cette fonctionnalité ? Plus globalement, vous souhaitez digitaliser vos processus RH ? Contactez-nous !
