Indemnité congés payés : quelle méthode de calcul appliquer ?

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Chaque mois, vos salariés cumulent des droits à congés payés. Ces jours de vacances annuels sont acquis en fonction du nombre de jours de travail effectués et sont rémunérés. L’employeur est alors responsable du calcul et du versement de l’indemnité de congés payés de ses collaborateurs. Qu’est-ce que l’indemnité de congés payés ? Quelles méthodes existent pour la calculer ? Laquelle privilégier ? Keeple fait le point.

Indemnité congés payés : définition

Indemnité de congés payés : qu’est-ce que c’est ?

Tout salarié a droit aux congés payés, quels que soient son type de contrat de travail et son ancienneté. En outre, lorsqu’il est absent de son poste de travail pour cause de congés payés, le salarié ne perçoit pas son salaire mais une indemnité de congés payés. Celle-ci est versée par l’employeur à la date habituelle de paiement du salaire.

Indemnité de congés payés et indemnité compensatrice de congés payés : quelles différences ?

L’indemnité de congés payés et l’indemnité compensatrice de congés payés sont deux choses bien distinctes ! En effet, l’indemnité compensatrice de congés payés ne s’applique pas pour les jours de congés payés pris par le salarié mais pour les jours non-pris. L’indemnité compensatrice est ainsi versée au moment de la rupture du contrat de travail, lorsque le salarié n’a pas pris la totalité des jours de congés auxquels il avait droit. Cette indemnité est due en toutes circonstances : rupture du CDI, rupture du CDD, travail intérimaire, départ à la retraite, fin de période d’essai, démission, licenciement (y compris pour faute lourde) …

Indemnité congés payés : deux méthodes de calcul

Pour déterminer l’indemnité de congés payés, toutes les sommes ayant le caractère de salaire sont prises en compte. Ce qui n’inclut pas les frais professionnels ni les primes exceptionnelles (de fin d’année, d’intéressement, de bilan, de participation). Certaines conventions collectives ou d’entreprise peuvent toutefois prévoir la prise en compte d’autres éléments de rémunération. Veillez donc à vérifier ce point lors du calcul des indemnités de congés payés de vos collaborateurs. Quoi qu’il en soit, deux méthodes peuvent être utilisées pour calculer l’indemnité de congés payés à verser à vos salariés.

Calcul de l’indemnité congés payés : la règle du maintien de salaire

Avec la méthode du maintien de salaire, l’indemnité de congés payés versée est égale à la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait travaillé pendant ses jours de congés.

Indemnité de congés payés = (rémunération brute mensuelle) X (nombre de jours de congés pris / total de jours ouvrables ou ouvrés du mois)

Calcul de l’indemnité congés payés : la règle du dixième

Avec la méthode du dixième, l’indemnité de congés payés versée est égale à 1/10e de la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence.

Indemnité de congés payés = (rémunération brute totale perçue sur la période de référence / 10) X (nombre de jours de congés pris / total de jours de congés acquis sur la période de référence)

Méthode de calcul des congés payés : laquelle appliquer ?

Règle du maintien de salaire ou règle du dixième ? Certaines entreprises ne savent pas laquelle choisir… 

En réalité, il s’agit d’une fausse question ! Contrairement à certaines idées reçues, l’employeur n’a pas le choix de la méthode de calcul à appliquer. En effet, des deux méthodes, la loi lui impose de retenir le calcul le plus favorable au salarié.

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Calcul indemnité congés payés : exemple

Prenons l’exemple d’un salarié qui perçoit 22 800€ bruts au cours de la période de référence, soit 1 900€ par mois. Pour deux semaines de congés payés :

Méthode du maintien de salaire

Si le salarié effectue 35h de travail par semaine, soit 7 heures par jour, le nombre réel d’heures travaillées dans le mois est de 147 heures (le mois comporte 21 jours ouvrés donc 7 x 21). Le nombre d’heures non travaillées est quant à lui de 70 (10 jours de congés x 7). Ce qui donne : 1 900 x (7×10) / (7×21) = 904,76€.

Méthode du dixième

22 800/10 = 2 280€ pour un congé d’une durée de 30 jours ouvrables, ou 25 jours ouvrés.

Pour 2 semaines de congés, en jours ouvrables (soit 12 jours) : (22 800/10) x (12/30) = 912€.

Pour 2 semaines de congés, en jours ouvrés (soit 10 jours) : (22 800/10) x (10/25) = 912€.

Le salarié perçoit le montant le plus favorable , c’est-à-dire 912€ pour 2 semaines de congés payés.

Indemnité congés payés : quelles incidences sur la paie ?

Le traitement de l’indemnité de congés payés doit respecter certaines règles en matière de paie. Ainsi, le bulletin de salaire doit :

  • Différencier l’indemnité correspondant aux jours de congés du salarié de la rémunération de ses jours travaillés ;
  • Comporter le montant de l’indemnité de congés payés versée ;
  • Mentionner les dates exactes des jours de congés payés pris par le salarié.

 

Par ailleurs, sachez que les indemnités de congés payés ont valeur de salaire. Elles sont donc soumises aux mêmes charges et cotisations sociales.

De l’importance de simplifier la gestion des indemnités de congés payés…

Pour les RH comme pour les gestionnaires de paie, la gestion des indemnités de congés payés peut être particulièrement chronophage. Elle nécessite une organisation souvent contraignante pour les entreprises, d’autant qu’elle est encadrée strictement par le Code du travail. L’entreprise doit ainsi trouver l’organisation qui lui permet d’optimiser et de sécuriser la gestion des congés payés.

Simplifier la gestion des indemnités de congés payés grâce à un SIRH

Les Systèmes d’Information Ressources Humaines permettent de gérer et d’automatiser un certain nombre de fonctions RH. Parmi elles : la gestion des congés et des absences. Terminés les fichiers Excel et Word ainsi que les pertes de temps ! Les gestionnaires et les RH ont accès à un tableau de bord central pour visualiser et coordonner toutes les activités liées au temps de travail et aux présences.

Logiciel de gestion des congés payés et des absences, Keeple offre un paramétrage sur-mesure ainsi qu’une interconnexion avec tous les logiciels de comptabilité. En plus de simplifier le travail des services RH et des gestionnaires de paie, Keeple facilite le quotidien des collaborateurs. A partir d’une interface simple et ergonomique, les salariés ont accès à leur solde de congés en temps réel et peuvent effectuer une demande de congés directement depuis le logiciel. Les managers sont alertés instantanément d’une nouvelle demande de congés et peuvent la valider en fonction du planning de l’équipe. Toutes les données sont alors centralisées. Grâce à un export automatique des congés vers le logiciel de paie, le casse-tête du calcul des indemnités de congés payés n’est plus qu’un lointain souvenir ! Un projet ? Une question ? Demandez une démo !

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