Fiche de paie : que doit-elle contenir ?

Fiche de paie : que doit-elle contenir
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Elément crucial à la relation employeur / employé, la fiche de paie est un document normé et obligatoire, qui répond à de nombreuses règles. Heures de travail effectuées, montant de la rémunération brute et nette, nombre de congés restants et montant de l’indemnité correspondante… Pour être conforme, un bulletin de paie doit comporter plusieurs mentions obligatoires. Que doit contenir précisément la fiche de paie ? Découvrez tout ce qu’il y a à savoir sur les fiches de paie dans cet article !

Fiche de paie : généralités à connaître

La fiche de paie doit être transmise au salarié, sous format papier ou dématérialisé, en main propre ou par courrier, lors du paiement du salaire. L’employeur a le droit de transmettre le bulletin de paie électroniquement, sauf si le salarié s’y oppose, mais à condition que l’intégrité, la disponibilité, la confidentialité et l’accessibilité des données soit garantie. Si la fiche de paie est remise sous format électronique, l’employeur doit pouvoir garantir la disponibilité du document :

  • Soit pendant une durée de 50 ans
  • Soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint 75 ans

En cas de cessation d’activité de l’employeur ou du prestataire chargé d’assurer la conservation des bulletins de paie, les salariés et anciens salariés doivent être informés au moins trois mois avant la fermeture du service, afin de récupérer leurs fiches de paie. Dans tous les cas, les bulletins de paie électroniques doivent être facilement récupérables, dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

Fiche de paie : les 15 mentions obligatoires qui doivent y figurer

Sans plus attendre, entrons dans le vif du sujet avec la liste des 15 mentions obligatoires d’une fiche de paie, classées par catégorie.

L’identité des parties prenantes

  1. L’identité de l’employeur. Le nom et l’adresse de l’employeur doivent impérativement figurer sur le bulletin de paie. Si c’est pertinent, la désignation de l’établissement dont dépend le salarié doit également être annotée.

  2. Le code APE ou NAF et le numéro de Siret. Il s’agit du numéro de la nomenclature d’activité caractérisant l’activité de l’établissement d’emploi (tel que mentionné au 1° de l’article R. 123-223 du code de commerce). Pour les employeurs inscrits au répertoire national des entreprises et des établissements, il s’agit du numéro d’inscription (tel que mentionné à l’article R. 123-220 du même code).

  3. L’intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié. En l’absence de rattachement à une convention collective, la fiche de paie doit comporter la référence au code du travail sur les dispositions relatives à la durée des congés payés du salarié et à la durée des délais de préavis en cas de cessation du contrat de travail.

  4. Le nom, l’emploi et la position du salarié. La position du salarié correspond à sa position dans la classification conventionnelle qui lui est applicable. Elle est notamment définie par le niveau ou le coefficient hiérarchique qui lui est attribué.

Les éléments de rémunération

  • La période et le nombre d’heures de travail effectuées. Le cas échéant, il convient de distinguer les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou autre, en mentionnant les taux appliqués aux heures correspondantes. Il faut également préciser si le salarié dispose d’un forfait hebdomadaire, mensuel ou annuel.

  • La nature et le montant des accessoires de salaire. Prime d’ancienneté, de bilan, pourboires, indemnité de précarité… il s’agit de l’ensemble des versements soumis aux cotisations salariales et patronales.

  • Le montant de la rémunération brute du salarié, c’est-à-dire l’intégralité des sommes perçues par le salarié au titre de son contrat de travail, avant toute déduction de cotisations et contributions salariales obligatoires. La rémunération brute comprend : le salaire de base, les primes éventuelles, les accessoires de salaire, les indemnités en argent ou en nature (frais de transports, frais de repas), l’indemnisation de congés payés et les absences non payées. Ce montant intègre également les sommes versées dans le cadre de l’épargne salariale, telles que la participation et l’intéressement.

  • Le montant, l’assiette et le taux des cotisations et contributions d’origine légale et conventionnelle à la charge de l’employeur et du salarié, avant déduction des exonérations et exemptions. Comme évoqué plus haut, la fiche de paie doit également comporter la nature et le montant des versements et retenues, notamment en ce qui concerne la prise en charge des frais de transport public ou personnels.

  • Le salaire net à payer avant le prélèvement de l’impôt à la source (PAS). Plus précisément, l’assiette, le taux et le montant de la retenue à la source, afin d’indiquer la somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de retenue à la source.

  1. Le montant de la somme effectivement reçue par le salarié, c’est-à-dire le salaire net après prélèvement de l’impôt calculé. Notez que le montant de l’impôt est reversé par l’employeur directement au Trésor public pour le compte du salarié.

  1. La date de paiement du salaire net. Le salaire peut être payé par virement, par chèque, et même en espèces si le montant n’excède pas 1500 euros et que le salarié en fait la demande. La législation ne prévoit pas de date limite pour le paiement du salaire, mais impose à l’employeur de payer le salarié chaque mois à la même période, généralement en début ou fin de mois.

Les informations relatives aux congés payés

  1. Les dates de congé et le montant de l’indemnité correspondante, si la période concernée par la fiche de paie comprend une période de congé annuel. Généralement, la fiche de paie comporte un compteur de congés payés en fin de document, qui indique : les congés acquis, les congés pris et le solde de congés restants.

Les montants des exonérations et allégements de cotisations sociales

  1. Exonérations de cotisations employeur. Conformément au code du Travail, la fiche de paie doit comprendre « le montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions ».
  2. Le montant total versé par l’employeur, soit la somme de la rémunération, des cotisations et contributions à la charge de l’employeur, une fois les exonérations et exemptions effectuées.

Information sur les droits des salariés

  1. La fiche de paie doit mentionner la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail www.service-public.fr, afin que chacun puisse s’informer sur ses droits.

 

Fiche de paye et congés payés

Le bulletin de salaire est une référence pour les employés en matière de rémunération, bien sûr, mais c’est aussi un document essentiel pour connaître leurs droits en matière de congés payés. Si l’édition de la fiche de paie est de la responsabilité du service RH via un logiciel de paie ou d’un expert-comptable externe, l’intégration des informations relatives aux congés payés incombe généralement au responsable RH. Et l’intégration de ces données dans le logiciel de paie peut vite tourner au casse-tête. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises font le choix de dématérialiser la gestion des congés payés, grâce à des solutions dédiées. A la clé : gain de temps et de flexibilité. Les salariés comme les managers gagnent en visibilité sur les congés qu’il reste à prendre, et chacun se responsabilise davantage. Le service RH n’est plus sollicité pour des questions relatives aux congés et l’ensemble de l’entreprise gagne en transparence.

Logiciel de gestion des congés et absences, Keeple soulage les RH des tâches administratives à faible valeur ajoutée et offre un véritable service aux salariés. Ces derniers n’ont qu’à faire leur demande de congés depuis le logiciel, pour que les managers approuvent la demande en quelques clics. Les absences sont alors directement exportées dans le logiciel de paie, pour que la fiche de paie soit à jour et conforme.

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