Congés payés non pris par le salarié : l’employeur doit-il les payer ?

Des collègues discutant de leurs congés payés non pris
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Tout salarié d’une entreprise bénéficie de 2,5 jours de congés payés par mois minimum, soit 30 jours ouvrables de congés par an. Pour prendre ses congés payés, le salarié doit le faire pendant une période définie, du 1 juin au 31 mai, période qui peut varier suivant les entreprises. Cependant, pour différentes raisons, professionnelles ou personnelles, il arrive que le salarié ne prenne pas ses congés dans la période de référence. Que se passe-t-il dans ce cas ? Les congés non pris sont-ils perdus ou reportés ? L’employeur est-il dans l’obligation de payer les congés non pris à ses employés ? Suivez le guide !

Congés payés non pris : est-il possible de les reporter ou sont-ils perdus ?

En théorie, les congés payés non pris pendant la période de référence sont perdus. Mais il existe des conditions où le report des jours de congé acquis, non pris par le salarié, est possible. En cas d’accord entre l’employeur et le salarié, il est possible de reporter les jours de congés payés non pris. S’il n’y a pas d’accord ou d’usage dans l’entreprise qui prévoit le report des jours de congé, l’employeur peut refuser la demande de report : les congés acquis non pris sont alors perdus.

Dans certains cas, l’employeur est dans l’obligation de reporter les jours de congés payés non pris :

  • Quand le salarié était en congé maternité ou paternité, en congé d’adoption, en congé sabbatique, en congé pour création d’entreprise, etc. ;
  • Quand le salarié est en arrêt de travail (maladie professionnelle ou accident de travail).

 

Des dispositions conventionnelles peuvent obliger l’employeur à indemniser les congés non pris par ses employés. Les dispositions peuvent être mentionnées dans la convention collective, l’accord collectif, un accord de branche, un accord d’entreprise ou d’établissement. Ces dispositions conventionnelles fixent les obligations et les droits de l’employeur et des salariés. L’employeur qui refuse de reporter ou d’indemniser des congés non pris, alors que la convention collective (ou autre disposition collective) l’exige, peut être condamné à verser au salarié une indemnité compensatrice, ainsi que des dommages et intérêts.

Enfin, l’employeur doit verser une indemnité compensatrice à l’employé lorsque l’impossibilité du report des jours de congé lui incombe.

Paiement des jours de congés payés non pris : quelle est la règle ?

Dans la pratique, les congés payés non pris peuvent être reportés avec accord de l’employeur ou compensés par une indemnité. Pour recevoir une indemnisation des jours de congés non pris au cours de son contrat de travail, le salarié peut faire une demande d’indemnité à son employeur, sous réserve d’acceptation.
Si la loi et le Code du Travail ne prévoient pas de disposition pour le paiement des jours de congés non pris, il existe cependant une exception à la règle : la rupture de contrat. En effet, lorsque le salarié quitte l’entreprise, l’employeur doit lui payer l’ensemble des congés payés acquis non pris. Cette loi s’applique à tout type de contrat, peu importe la durée. L’employeur doit verser l’indemnité compensatrice de congés payés pour un licenciement ou une démission.

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Quel est le prix d’une journée de congé payé ?

Pour calculer le prix d’une journée de congés payés à verser à l’employé, il existe deux méthodes : la méthode du dixième ou le maintien de salaire.

La méthode du dixième retient un dixième du salaire brut de l’employé durant la période de référence (du 1er juin au 31 mai). La somme totale ne doit pas être inférieure à ce que l’employé aurait perçu s’il travaillait (sans prendre en compte les primes spéciales). La méthode du dixième est intéressante pour le salarié qui effectue des heures supplémentaires ou s’il est passé d’un temps partiel à un temps plein.

La méthode du maintien de salaire consiste à verser le salaire que l’employé aurait reçu s’il travaillait pendant son congé (en comptant les heures supplémentaires si elles sont habituelles). Il est ainsi possible de calculer le temps d’absence en jours ouvrables ou en heures. C’est une méthode favorable pour l’employé qui a obtenu une augmentation ou qui est passé d’un temps partiel à un temps plein.

Quel est le montant de l’indemnité compensatrice pour les jours de congés payés non pris ?

Pour calculer l’indemnité compensatrice de congés payés, il faut prendre en compte plusieurs éléments :

  • le nombre de congés payés dus (les congés payés pris et non pris) ;
  • la durée du contrat ;
  • le salaire brut de l’employé.

 

Pour ce calcul, il faut considérer toute somme ayant un caractère de salaire. Quelle que soit la nature du contrat et sa durée, l’indemnité compensatrice doit obligatoirement être versée à l’employé lorsqu’il y a une rupture de contrat (peu importe sa cause, sauf dans le cas d’un licenciement pour faute grave). De toute évidence, un employé qui a pris tous ses congés payés ne reçoit pas d’indemnité compensatrice de congés payés.

Il est plus avantageux pour les services RH d’inciter les employés à prendre leurs congés payés pendant la période de référence, plutôt que de devoir verser une indemnité compensatrice en cas de rupture de contrat. Un logiciel de gestion des congés payés, comme Keeple, est un outil efficace pour les RH qui disposent alors d’une parfaite visibilité sur le nombre de jours de congés restant à poser, afin d’encourager les employés à les poser.

Au-delà de cette problématique spécifique, la solution de gestion des congés payés Keeple représente un véritable gain de temps pour les entreprises dans l’organisation et le suivi des prises de congés des employés. L’interface est ergonomique et simple d’utilisation, pour pouvoir être utilisée par tous. Les salariés ont accès à leur solde de congés en temps réel et ils peuvent faire une demande de prise de congé depuis le logiciel. Les managers ou les services RH sont informés instantanément des demandes de congés, pour les valider rapidement suivant le planning. Un export des congés vers le logiciel de paie et un tableau de bord avec KPI améliorent et fluidifient la gestion des absences et des congés, dans l’intérêt de toute l’entreprise. Vous souhaitez optimiser la gestion des congés payés au sein de votre entreprise ? Contactez-nous pour en savoir plus !

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