Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à dire adieu aux fiches de paie en version papier, à opter pour la signature électronique et à s’armer de logiciels de gestion des congés et absences pour leurs équipes. La transformation digitale est à l’origine de ces évolutions de pratiques professionnelles, car elle permet de dématérialiser de nombreux processus. Si l’objectif principal consiste à gagner du temps et à supprimer des tâches chronophages, notamment au niveau des ressources humaines, l’entreprise peut tirer d’autres avantages d’une transformation digitale opérée avec succès. Faisons le point sur la digitalisation du service RH et ses avantages.
Lire aussi : Digitalisation des congés payés : concrètement, comment ça marche ?
Transformation digitale : qu’est-ce que la digitalisation des fonctions RH ?
La transformation digitale des entreprises est déjà en marche : fiche de paie en ligne, signature des contrats, gestion des congés et des absences, formation et recrutement, dossiers du personnel… Tout, ou presque, peut être dématérialisé ! La transformation digitale se caractérise par l’emploi d’outils digitaux et numériques, à différentes strates de l’entreprise, et surtout au niveau des ressources humaines (RH). Grâce aux nouvelles pratiques et outils mis à disposition, le service RH est plus performant et peut gagner du temps sur de nombreux process : gestion de la paie, données des effectifs, modes et temps de travail, congés, dossiers administratifs, reportings, onboarding, etc. Le digital révolutionne les méthodes de travail avec plusieurs objectifs :
- Automatiser les processus ;
- Faciliter et améliorer le recrutement ;
- Augmenter l’attractivité de l’employeur ;
- Développer la QVT (qualité de vie au travail) ;
- Simplifier l’action à la formation (e-learning).
La dématérialisation permise par la transformation digitale permet aussi d’optimiser la fiabilité des processus RH, tout en profitant d’un gain de temps non négligeable afin de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Transformation digitale : quels atouts concrets pour les processus RH ?
La transformation digitale des entreprises est une réalité qui a été précipitée, pour une bonne partie, par la crise sanitaire du Covid-19. Le département des ressources humaines n’est pas épargné par ce chamboulement… et ses avantages sont clairement identifiés.
- Un gain de temps : l’automatisation des tâches récurrentes (et chronophages) permet aux services RH de consacrer plus de temps à des projets de plus longue haleine. Tels que, par exemple, des projets de QVT, souvent relégués au second plan faute de… temps ;
- Un meilleur accompagnement des collaborateurs, pour une meilleure adaptation globale aux nouveaux modes de travail. Recrutement optimisé, ressources et formations en ligne, meilleure gestion des congés, développement de la QVT, outils collaboratifs, gestion des talents et des compétences (GPEC), etc. sont autant d’améliorations des processus que l’on doit à la transformation digitale ;
- Une sécurisation des données RH : la gestion documentaire est facilitée, l’archivage numérique plus largement accessible et les données RH peuvent être stockées dans des fichiers numériques chiffrés ;
- Un meilleur suivi RH : grâce à la centralisation des informations et la visibilité obtenue par les indicateurs RH (en utilisant des KPI intégrés à un tableau de bord personnalisé) ;
- La valorisation de la marque employeur : la transformation digitale apporte de nombreux outils pour développer la marque employeur et l’attractivité globale d’une entreprise ;
- L’intégration des réglementations : la convention collective et les obligations légales peuvent être intégrées à la télétransmission des déclarations, ce qui permet de réduire les erreurs et les risques de pénalités.
Cependant, il y a des limites à la transformation digitale des entreprises. Celles-ci, en effet, ne doivent pas se déshumaniser au profil d’un 100 % numérique. Le risque est là : le service RH doit s’appuyer sur les avantages de la digitalisation sans en devenir dépendant. Il y a tout intérêt à ce que la transformation digitale RH reste un outil au service de l’entreprise, et que celle-ci reste à l’écoute de ses collaborateurs.
La transformation digitale d’une entreprise et des processus RH doit donc se faire dans de bonnes conditions. Il faut disposer des bons outils, pour en tirer les bénéfices sans en devenir dépendant, en investissant du temps dans l’accompagnement et la formation des employés à ces nouveaux outils. De plus, ce dernier point permet d’augmenter l’adhérence des collaborateurs à l’intégration de nouveaux outils digitaux.
Par où commencer ?
L’acquisition d’un logiciel SIRH est indispensable pour maîtriser son virage digital. En centralisant les données et les informations utiles au service RH, le logiciel SIRH permet de déployer tous les atouts de la transformation digitale en entreprise. Ses fonctionnalités peuvent être nombreuses : gestion de la paie, des temps et des modes de travail, gestion des congés, dossiers administratifs, GPEC, tableaux de bord RH, etc. Son déploiement s’adaptera aux besoins de l’entreprise.
Et Keeple, dans tout ça ?
Keeple est un logiciel SIRH à la carte qui facilite la gestion des processus RH des PME et ETI. Il est possible de choisir parmi les différents services disponibles :
- Gestion des congés et des absences ;
- Gestion du temps et des activités ;
- Notes de frais ;
- Dossiers du personnel.
Congés et absences peuvent être gérés simplement, en automatisant certaines tâches administratives chronophages. Les collaborateurs peuvent accéder à leurs soldes de congés et déposer toute demande d’absence depuis leur smartphone. Aussitôt notifié, le service RH et les managers bénéficient d’une meilleure visibilité (en temps réel) sur les plannings des équipes pour un suivi optimisé, et un gain de temps considérable sur la gestion des congés ! Temps que les responsables RH peuvent consacrer à des projets de plus grande ampleur. Keeple favorise la transformation digitale des entreprises grâce à une interface intuitive, facile d’utilisation et ergonomique. Contactez-nous !
