Digitalisation des congés payés : concrètement, comment ça marche ?

Jeune femme RH en charge des congés et des absences
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Les formulaires papiers ou fichiers Excel sont encore la norme dans de nombreuses entreprises pour la gestion des congés et des absences. Cette tâche administrative est pourtant loin d’être simple : il faut prendre en compte une réglementation qui évolue, des plannings qui changent suivant les équipes, des grilles de salaires différentes et la satisfaction des collaborateurs. In fine, c’est souvent beaucoup d’énergie dépensée et des tensions au sein de l’entreprise. Pour gagner en sérénité, en fluidité et en efficacité, les solutions numériques tirent leur épingle du jeu. Pour autant, il n’est pas toujours évident de se projeter dans la digitalisation des congés payés et des absences. Quel logiciel choisir ? Quelles fonctionnalités privilégier ? Pour quels besoins ? Keeple fait le point en toute transparence et vous explique, concrètement, comment fonctionne son logiciel de gestion des congés payés et des absences.

Keeple vous offre une vision des données en temps réel

La digitalisation des congés et absences permet d’automatiser certaines tâches administratives, tout en libérant du temps aux équipes RH pour qu’elles puissent se consacrer à leur cœur de métier. La solution Keeple vous donne accès à l’information en temps réel afin que les équipes RH soient moins sollicités et plus rapides dans la réalisation de leurs missions administratives. Finis les points bloquants, les zones de flou dans le processus de gestion, les questions intempestives et les frustrations des collaborateurs… Place à la responsabilisation de chacun et à l’anticipation ! En ayant un accès à l’outil de gestion, vos collaborateurs peuvent désormais avoir une vision globale des plannings et déterminer avec une plus grande précision leurs jours de congé. Dans le même temps, la communication se voit renforcée et la cohésion inter et intra service améliorée.

Résultat : moins de tensions, des données pouvant être exploitées à bon escient et une revalorisation du travail des RH. Ceux-ci ont plus de temps pour définir des stratégies et atteindre leurs objectifs de performance.

Les équipes de Keeple vous accompagnent pour un paramétrage sur mesure

La digitalisation des tâches administratives n’a d’intérêt que si elle s’adapte à vos besoins et aux spécificités de votre entreprise.

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Avec notre logiciel de gestion des congés et des absences, vous choisissez les paramètres en fonction de vos processus internes et des éléments qui impactent le comptage des jours de congés. Date d’embauche, absences éventuelles, changement des horaires de travail, travail à l’international… Adaptez vos workflows comme bon vous semble et recevez des alertes, notifications et autres messages pour fluidifier les process de l’entreprise. Aussi, Keeple est 100% paramétrable :

  • Au niveau organisationnel : conventions collectives, types de contrats de travail, règles d’acquisition de congés, profils personnalisables, groupes d’utilisateurs et liens hiérarchiques ;
  • Au niveau décisionnel : circuits de validation adaptés aux types d’absences et envoi de notifications ciblées en fonction des situations.

 

Keeple : un outil évolutif et conforme à la réglementation

Un logiciel paramétrable de gestion des congés et des absences, c’est bien. Mais un outil évolutif, c’est encore mieux. Avec Keeple, vous n’avez pas à changer vos habitudes : notre équipe réactive est à votre disposition pour identifier vos besoins et vous offrir un logiciel véritablement personnalisé qui intègre tous les types de congés et d’absences, ainsi que les règles associées. Résultat, même si la réglementation en matière de congés et absences est amenée à évoluer, vous restez parfaitement dans les clous.

A noter que notre solution Keeple est hébergée en France, dans le respect des recommandations légales vis-à-vis des congés et, plus globalement, de la collecte et du traitement des données.

Une solution interconnectée avec tous les logiciels de paie

Recrutement, paie, congés et planning… Parce que les missions des équipes RH sont très diversifiées et étendues, notre solution – en plus d’être facile à installer – est compatible avec l’ensemble des logiciels de paie. Un atout qui vous permet d’assurer l’export des congés payés en 1 clic et de générer rapidement les fiches de paie sans aucune erreur.

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Keeple : un outil ergonomique et facile à prendre en main

Votre outil de gestion des congés payés et absences doit présenter une interface lisible et agréable afin que chacun puisse l’utiliser en toute autonomie, des équipes RH aux collaborateurs peu familiers avec ce type de logiciel. Ergonomique, la solution Keeple a été pensée autour de l’expérience utilisateur pour offrir une navigation simplifiée et intuitive, avec la possibilité de demander des jours de congés en quelques clics. Grâce à une plus grande visibilité sur le solde des jours de congés et les plannings, les collaborateurs n’ont plus besoin de demander de l’aide au service RH pour gérer leur demande de congé ou d’absence.

Captures d'écrans de l'application de congés Keeple

Un logiciel de gestion des congés qui simplifie le travail des services RH… et le quotidien de tous les collaborateurs

Gestion du solde de congés de chaque salarié, anticipation des prises de congés pour assurer la continuité de l’activité, report des congés payés sur la paie en évitant les erreurs… Trop chronophages ou trop soumis au risque d’erreurs, les outils classiques comme Excel et les échanges par emails ne semblent pas répondre aux besoins des services RH. A l’inverse les logiciels de gestion comme Keeple conjuguent sécurisation des données, prise en main facilitée, accompagnement sur mesure et fonctionnalités adaptées.

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Keeple, pour les collaborateurs, c’est :

  • Un espace dédié pour consulter à tout moment leur solde de jour de congé par type (CP, RTT, récupération),
  • Une interface pour faire directement une demande de congés,
  • Un planning des congés par équipe.

Pour les managers, c’est :

  • Une visibilité sur les jours de congés pris et ceux qui restent à prendre par les équipes,
  • Un workflow pour confirmer/refuser les demandes de congés des collaborateurs.

Pour les services RH, c’est :

  • Un espace de centralisation de l’information qui offre une vision globale en temps réel,
  • Des fonctionnalités qui facilitent la gestion administrative (gestion des certificats d’absence, gestion des absences au global, reportings…),
  • Des calculs automatisés (calcul des régularisations, calculs automatiques pour la paie…).

 

La solution Keeple a vocation à faire gagner du temps à tout le monde, que ce soit vos collaborateurs, vos managers ou votre service RH. Avec elle, vous simplifiez votre gestion des congés et des absences, et vous gagnez en transparence, en fluidité et en productivité !

N’attendez plus pour passer au digital : réservez votre démo dès aujourd’hui !

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