Comment anticiper les congés d’été des collaborateurs en tant que RH ?

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Entre juillet et août, la France prend ses quartiers d’été. Les travailleurs se retrouvent devant les glaciers plutôt que devant la machine à café de votre entreprise. Alors pour éviter que les services ne tournent trop au ralenti, voici quelques conseils à appliquer en tant que RH.

#1. Préparer un ordre des congés d’été selon des critères objectifs

A moins que l’entreprise ne ferme, il n’est pas recommandé de laisser tous les collaborateurs d’un service partir pendant 3 semaines sur la même période. Alors pour éviter de paralyser l’activité de la société, vous pouvez définir un ordre de départ.

Mais qui privilégier ? Comment gérer les désaccords ?

Voici quelques critères qui peuvent vous aider à préparer l’ordre des départs :

  • L’ancienneté (ou encore « premier arrivé, premier servi ») ;
  • La situation familiale : si votre collaborateur a des enfants, il devra s’organiser pour les garder quand l’école ou la crèche sont fermées. Son conjoint a l’obligation de poser 2 semaines début août ? Dans ce cas, vous pourrez le prioriser dans l’ordre des départs ;
  • Les projets en cours : si un collaborateur est indispensable à la livraison d’un projet fin août, alors vous le privilégierez dans la vague de départs de juillet ou début d’août ;
  • Les soldes de congés : vos collaborateurs ayant accumulé un certain nombre de congés seront encouragés à les poser pendant les vacances d’été plutôt que de les reporter. 

L’adoption d’un ordre de congés doit être anticipée (au moins 2 mois avant) afin de ne pas être trop déceptive pour certains collaborateurs. L’idéal reste de communiquer de façon claire et transparente en échangeant avec ceux qui ne seraient pas d’accord sur l’ordre fixé. L’objectif n’est pas de les léser, au risque d’ébranler la motivation ou la productivité au sein de l’entreprise.

 

#2. Organiser les plannings de congés

Pour que vous puissiez, vous aussi, profiter de vos congés d’été, assurez-vous que vos collaborateurs aient soumis à leur manager ou à vous directement, leurs demandes de congés le plus tôt possible. Si c’est possible, n’hésitez pas à le rappeler dans les points de début d’année afin de récolter les demandes particulières et de planifier le planning de congés en ce sens.  Dans ce cas, vous n’aurez pas de mauvaises surprises. Les collaborateurs auront accès au planning des congés et pourront anticiper leur charge de travail ou préparer les passations d’un collègue à un autre, tout en maintenant l’activité de l’entreprise. Par ailleurs, si vous vous rendez compte que deux collaborateurs sur un poste identique ont posé les mêmes jours, vous pourrez les alerter ou imposer un ordre de priorité comme précisé ci-avant.

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#3. Externaliser les ressources

Si vous n’êtes pas en mesure d’avoir suffisamment de collaborateurs pour assurer l’activité d’un service, alors vous pourriez envisager le recours à un contrat temporaire de type CDD de remplacement ou intérim. Dans ce dernier cas, vous n’avez qu’à laisser l’agence d’intérim s’occuper de tout. Si un recrutement en CDD de remplacement est envisagé alors ne vous y prenez pas trop tard. Le contrat devra mentionner impérativement la date de fin, c’est-à-dire celle du retour du collaborateur parti en congés d’été.

 

#4. Assurer une permanence

A défaut de pouvoir remplacer une personne en congés, vous pouvez mettre en place un système de permanence au sein de votre équipe. Rappelez également aux collaborateurs de créer des messages d’absences sur leur boite mail ou leur messagerie vocale avec un contact en cas d’urgence. Assurer une permanence reste conditionnée à une bonne communication entre les équipes. Date de retour, projet en cours, deadline… une passation entre collaborateur est nécessaire.

 

#5. Fermer l’entreprise

Décision radicale qui sera surtout adoptée dans certains secteurs, la fermeture de l’entreprise sur 2 ou 3 semaines (maximum 24 jours ouvrables consécutifs conformément à l’article L. 3141-17 du Code du travail) reste une option qui évitera les problèmes liés au manque de personnel. Dans ce cas, cette décision doit être présentée aux représentants du personnel.

Si vos collaborateurs ont suffisamment de jours de vacances à poser, ils recevront leur rémunération habituelle de congés payés durant cette période. Dans le cas contraire, vous pourrez leur proposer de prendre des congés sans solde ou des RTT. Si la fermeture de l’entreprise dépasse les 5 semaines, l’employeur devra verser une indemnité à ses collaborateurs.

 

#6. Optimisez le planning des congés avec Keeple, notre outil dédié à la gestion des congés

Exit le tableau Excel, désormais vous avez accès au planning de congés de chaque collaborateur depuis notre logiciel SIRH Keeple, spécialisé dans la gestion des absences et des congés. En tant que RH, vous pouvez désormais consulter le solde des congés de vos collaborateurs. Ainsi, vous pouvez les alerter sur le nombre de jours qui leur reste à prendre et anticiper avec eux les absences de l’entreprise. Vous pouvez également consulter le calendrier des absences et congés de chacun des travailleurs. Dans ce cas, vous n’aurez pas de problème pour préparer le planning de congés d’été et valider – ou invalider – avec le manager, les demandes. N’hésitez pas à contacter nos équipes si vous souhaitez plus d’informations sur notre logiciel.

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