Le travail en équipe est indispensable au sein d’une entreprise, mais il implique de nombreux enjeux organisationnels et managériaux. Garantir un bon fonctionnement en interne et faciliter le partage des compétences nécessite de mettre en place quelques règles et bonnes pratiques, et d’avoir recours à des outils numériques adaptés. Dans cet article, nous vous listons 4 conseils pour améliorer la communication au sein de vos équipes, et notamment dans la relation manager/collaborateur, afin d’éviter ou désamorcer les conflits.
Conseil n°1 : communiquez efficacement
On ne le dira jamais assez : bien communiquer vaut mieux que beaucoup communiquer. Au sein d’une équipe de travail qui doit mener à bien des projets dans des délais impartis, il est en effet préférable d’opter pour une communication maîtrisée. Par exemple, se mettre d’accord pour un point régulier chaque début de semaine est plus productif que des réunions improvisées au moindre problème soulevé, ou des échanges par mail interminables. Sans compter que les réunions à répétition tendent à avoir un impact négatif sur le moral des collaborateurs…
Mais comment mieux communiquer ? L’idéal est dans un premier temps de permettre aux managers de disposer des bons outils pour déployer leur propre stratégie de communication. Parmi ce qu’il est possible d’envisager dans ce cadre :
- Prévoir des temps d’échanges ;
- Développer une culture de feedback ;
- Permettre un accès à la formation (notamment à la communication non-violente) ;
- Analyser les points de progression.
La culture du feedback permet de concilier le développement individuel et le développement collectif au sein d’une équipe. C’est une bonne solution pour sensibiliser et impliquer les collaborateurs, par exemple en utilisant une plateforme collaborative ou en proposant des moments propices aux feedbacks. Une bonne communication passe aussi par un cadre bien défini. En préparant les interventions, en délimitant le cadre des échanges et en échelonnant l’importance des messages diffusés, les équipes peuvent gagner du temps, être plus productives… et plus apaisées.
Conseil n°2 : misez sur la confiance
La confiance est un élément fondamental de vos méthodes de travail pour instaurer un climat favorable au travail d’équipe. Le manager doit pouvoir faire confiance à ses collaborateurs et le montrer, et inversement. Cela passe nécessairement par une écoute active, le respect de l’autre et la bienveillance dans les échanges et le travail au sein du groupe.
Un outil de suivi collaboratif est une piste intéressante pour permettre au manager de mieux piloter son activité… avec un système de répartition des tâches équitable et transparent. Les meilleures conditions sont ainsi réunies pour travailler en autonomie – mais toujours accompagné. Flexibilité, organisation, communication… De meilleures conditions de travail impliquent en effet une réduction des sources de tension et des incompréhensions.
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Conseil n°3 : optimisez le partage des informations et les process
Dans toute gestion de projet, le partage d’information et les process doivent être encadrés et transparents afin de gagner en temps et en efficacité. Une bonne circulation des informations génère par ailleurs (beaucoup) moins de frustration au sein des équipes. C’est pourquoi il est important de pouvoir instaurer certaines règles en amont de tout projet. On retiendra par exemple :
- Catégoriser les messages par niveaux d’importance ou d’urgence ;
- Délimiter les usages précis des outils de communication ;
- Centraliser les informations au même endroit, sur une plateforme unique et collaborative ;
- Formaliser les processus.
Une plateforme collaborative est utile pour réunir les informations en un endroit unique, en bénéficiant de plusieurs fonctionnalités, plutôt que d’utiliser différents outils, au risque de s’y perdre. Bien sûr, il ne suffit pas d’utiliser un outil collaboratif pour optimiser le partage des informations et des process. Mais, bien utilisé, il devient rapidement essentiel pour définir un processus clair (où partager l’information, comment, avec qui, quelle hiérarchisation…), connu par tous les collaborateurs, pour bien partager les informations.
Conseil n°4 : ne prenez pas la gestion des congés et absences à la légère
La gestion des congés, des absences et du télétravail est un sujet délicat, souvent source de tensions et de frustrations. Mieux vaut ne pas repousser leur gestion à la dernière minute… ou se reposer sur un simple planning non interactif. La meilleure solution : s’équiper d’un logiciel de gestion des congés et des absences. Un seul outil, ergonomique et adapté, pour bénéficier de toute la visibilité nécessaire sur des plannings d’équipes accessibles à tous et effectuer des répartitions équitables et transparentes, sur les congés, demandes d’absences ou le télétravail.
En s’appuyant sur un logiciel de gestion des congés et absences, le manager peut en effet prendre en compte les demandes d’absences par rapport à l’effectif d’un seul coup d’œil. L’objectif est d’accorder les congés autant que possible en évitant de créer tout risque de tensions ou de surcharges de travail entre collègues. Résultat ? Il y a moins de stress pour les collaborateurs, les managers et le service RH, notamment en période estivale ou pendant les fêtes de fin d’année.
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C’est bien dans l’idée de réduire les potentiels conflits entre managers et collaborateurs que Keeple a été conçu. Découvrez comment une solution SIRH complète peut faciliter le travail en équipe grâce à :
- Une interface ergonomique et intuitive ;
- Une simplification de l’ensemble de la gestion des congés et des absences en entreprise ;
- La gestion des congés payés, congés parentaux, congés sans solde, arrêts maladie et télétravail ;
- Une gestion des temps et activités intégrée pour suivre le temps de travail et faciliter la répartition des tâches ;
- L’accès en temps réel aux plannings d’équipes ;
- L’exportation simplifiée des congés vers le logiciel de paie pour faciliter le suivi RH.
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