Gérer les congés et les temps d’activité des salariés est un enjeu majeur pour les services RH, les chefs d’entreprise de TPE/PME et les startups. Pour simplifier le suivi des temps de présence et d’absence des collaborateurs, ainsi que leur planning au jour le jour, les logiciels GTA (gestion des temps et des activités) s’avèrent particulièrement intéressants. Mise à jour en temps réel des heures exécutées, suivi du temps passé par projet, application mobile dédiée aux travailleurs mobiles… Suivant les besoins, ce type de logiciel encore trop méconnu offre de nombreuses fonctionnalités et atouts qui participent à la performance de l’entreprise – en plus de garantir une conformité avec la réglementation en vigueur. Focus sur cet outil en passe de devenir indispensable.
Logiciel GTA : qu’est-ce que la gestion des temps et des activités ?
La GTA assure la saisie et le suivi du temps de travail au sein d’une entreprise. Elle permet de centraliser l’ensemble des éléments nécessaires à l’automatisation du calcul des heures de travail. Heures de travail exécutées, absences/congés, heures supplémentaires, plafond d’heures travaillées, temps de pause…
En plus de simplifier la création des bulletins de paie des collaborateurs, les logiciels GTA assurent d’autres fonctions de proximité en complément des solutions SIRH : planification, répartition et durée des tâches dans un projet, suivi en temps réel ou à posteriori avec une vue d’ensemble des tâches et plannings… Autant de fonctionnalités qui s’adaptent aux besoins des entreprises en fonction de leur taille, de leur organisation et de leur secteur d’activité.
Quel est l’intérêt concret d’un logiciel GTA ?
À la différence d’un outil de contrôle de présence classique, un logiciel GTA a pour objectif, comme son nom l’indique, d’optimiser la gestion des temps et des activités grâce à une meilleure collecte des informations. En suivant les temps de travail et donc l’avancement par activités, services ou projets, il offre un moyen d’optimiser la gestion des équipes et d’attribuer facilement des tâches à un collaborateur. Simple d’utilisation, les logiciels GTA assurent l’automatisation des processus RH et facilitent la planification des projets en fonction des heures, des jours ou des clients. Bien plus qu’un outil de suivi du temps de travail, c’est une solution collaborative aux multiples avantages… Et en voici quelques-uns.
1. Rester en conformité avec le cadre légal
Respect des temps de repos, contrôle des heures supplémentaires ou complémentaires suivant le contrat de travail… Un logiciel GTA n’est pas qu’un outil pour éditer rapidement des fiches de paie ; c’est avant tout une solution pour toujours être en règle avec une législation qui évolue et se complexifie en permanence. En s’équipant d’un logiciel GTA, chaque employeur peut pointer les heures de travail de ses salariés conformément au code du travail.
Régulièrement mis jour avec les dernières réglementations sur le droit du travail, et paramétrable selon les contrats des collaborateurs, un logiciel GTA permet de limiter les erreurs humaines : pour l’entreprise, le paiement des heures supplémentaires et le calcul des jours de RTT est facilité, tandis que la justification des périodes de travail des salariés auprès de l’URSSAF ou de l’inspection du travail est simplifiée.
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2. Bénéficier d’un suivi analytique du temps passé par activité
En centralisant les données, un logiciel GTA s’impose comme un formidable outil d’aide à la prise de décisions. Fonctions reporting, édition de tableaux d’analyse de la performance… Grâce au suivi des projets de manière précise et en temps réel via des tableaux de bord, il est possible de réaliser des études poussées en interne. Mieux, les services RH et finance, ainsi que les managers, peuvent dégager de ces fonctions analytiques des axes d’amélioration afin d’ajuster les ressources aux besoins de l’entreprise. À la clé, c’est une meilleure maîtrise des coûts et de la productivité !
3. S’appuyer sur un logiciel fiable pour le pilotage d’activité
Au sein de l’entreprise, une meilleure planification et répartition des tâches a un impact direct sur l’organisation du travail. Celle-ci devient plus fluide entre les équipes et les services. Grâce aux logiciels GTA, les collaborateurs gagnent aussi en autonomie et en agilité : accessible à tous, les tableaux de bord offrent une vision d’ensemble des tâches à effectuer et des projets en cours.
4. Centralisation des données RH
La gestion des temps de travail sur une seule et même interface intuitive permet également d’en finir avec les tâches chronophages et de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Habituellement, le pointage des présences et absences, l’élaboration des plannings et la saisie des horaires prennent énormément de temps pendant les heures de travail. Se tourner vers un logiciel GTA adapté à ses besoins, c’est faire le choix d’une automatisation et d’une centralisation des informations qui permettent à chacun de se consacrer à son cœur de métier. Que ce soit au niveau du service RH pour gérer les compétences et anticiper les besoins, des responsables de paie pour le traitement des salaires, du service financier pour le suivi du budget ou des collaborateurs pour leur demande de congés ou d’absences… chacun gagne en productivité !
Faciles à prendre en main et accessibles à tous, les logiciels GTA dévoilent des fonctionnalités plus ou moins complexes suivant les besoins des entreprises, en assurant une visibilité à 360° sur les temps de travail et d’activité. Pensée pour faciliter le quotidien de l’ensemble des parties prenantes, la solution Keeple se veut simple d’utilisation, ergonomique, agréable visuellement et rapide, qu’elle soit utilisée depuis un ordinateur ou un smartphone. Visualisation en un clin d’œil des demandes et acception de congés, des absences et des retards, plannings interactifs complets et synchronisés, exportation des paies dans n’importe quel logiciel… En un mot, Keeple est un logiciel de gestion RH qui prend en charge toutes les problématiques des ressources humaines. Besoin de plus d’informations sur notre solution ? Contactez-nous !
