L’entretien annuel est un moment clé dans la relation managériale. Il offre une opportunité unique d’échange entre les collaborateurs et les managers sur le travail effectué tout au long de l’année. Le rôle des RH est crucial dans ce processus, car il est de leur responsabilité d’assurer une médiation transparente et efficace entre les différents acteurs de l’entreprise. Formations, réunions pédagogiques, guides pratiques… Il existe différents moyens d’aider les managers à préparer cette réunion. Pour vous aider, voici nos 5 astuces !
#1 Présenter les objectifs de l’entretien en amont
Bien plus qu’un simple bilan, l’entretien annuel peut contribuer à stimuler l’employé et augmenter son efficacité. Ce moment d’échange permet en effet de reconnaître le travail et la réussite du collaborateur, de faire le point sur ses qualités, ses compétences, ses axes d’amélioration, et ses perspectives professionnelles. Premièrement, il est donc important de faire comprendre aux managers l’objectif de l’échange. Cela peut être fait en organisant des réunions préliminaires ou des ateliers de formation. Ces sessions vont permettre de clarifier les attentes, définir les critères d’évaluation et prodiguer des conseils sur la conduite de l’entretien.
#2 Anticiper et planifier la campagne d’entretiens
La campagne d’entretiens est un processus complexe qui nécessite une planification et une coordination minutieuses. Il est important de définir avec les managers la période la plus adéquate pour réaliser les entretiens annuels. Les périodes de forte activité sont à éviter. En effet, l’entretien annuel doit être un moment pour prendre du recul sur le travail, il est donc préférable d’éviter les périodes durant lesquelles les collaborateurs sont mobilisés sur des tâches urgentes et importantes. La date de l’entretien doit être communiquée au moins deux semaines avant le jour J afin de laisser suffisamment de temps au manager pour préparer l’entretien.
Avant de démarrer votre cycle d’entretiens annuels, il est crucial de le faire savoir en communiquant en amont sur la démarche et ses enjeux. Ainsi, les employés seront informés sur le processus et auront également toutes les données nécessaires pour se préparer à l’échange.
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#3 Aider les managers à définir la ligne directrice de l’entretien
Les managers doivent impérativement savoir quels sujets aborder avant de s’entretenir avec les collaborateurs. Il est donc important de leur donner une direction claire. Une trame peut être rédigée pour les aider à préparer leurs entretiens. Cette trame doit comprendre le bilan de l’année, les réussites, les difficultés rencontrées, et les perspectives pour l’année suivante. Il est également important de rappeler que les entretiens sont individuels. En effet, chaque employé a ses propres qualités et difficultés qu’il convient de prendre en compte. Dans cette optique, des données pertinentes sur les employés peuvent être collectées pour aider les responsables à préparer la structure de l’entretien.
Par exemple, créer et collecter des auto-évaluations des collaborateurs est un bon moyen d’obtenir des informations pertinentes sur la perception de leur travail. En effet, pour un manager, lire et analyser les auto-évaluations de ses collaborateurs permet de comprendre comment ceux-ci se perçoivent, notamment en matière de performance. Cela lui permet également d’identifier avec clarté les problématiques rencontrées par ses N-1 et de réfléchir à des solutions concrètes.
#4 Prodiguer les bons conseils à appliquer durant l’entretien
L’entretien annuel est un moment clé pour le collaborateur et le manager. Il est donc essentiel de prodiguer les bons conseils pour que cet échange soit le plus constructif possible.
Voici quelques conseils que les managers peuvent appliquer durant l’entretien :
- Valoriser le travail effectué : il est important de reconnaître les efforts et les réussites du collaborateur, et ce, dès le début de la discussion. Cela contribue à renforcer sa motivation et son engagement.
- Impliquer le collaborateur dans l’entretien : il est recommandé de partir des ressentis de l’interlocuteur et de lui proposer de faire son propre bilan d’expérience. Cela permet de créer un véritable dialogue et de rester à l’écoute.
- Fixer de nouveaux objectifs: l’entretien annuel est l’occasion de définir les objectifs du collaborateur pour l’année à venir.
#5 Préparer le terrain pour les éventuelles demandes des collaborateurs
Les entretiens annuels sont également l’occasion pour les employés de tenter de négocier une hausse de salaire et/ou des avantages supplémentaires. Le manager doit donc se préparer à cette éventualité. Il est nécessaire d’avoir une connaissance claire du travail du collaborateur pour anticiper ses demandes.
Il est donc important de bien connaître le collaborateur, son travail, ses compétences et ses aspirations. Le manager doit également être au courant des politiques de l’entreprise en matière de rémunération et d’avantages sociaux. Il doit être capable de répondre aux questions du collaborateur et de justifier les décisions prises. Enfin, il doit être prêt à discuter et à négocier dans un esprit de respect et d’équité.
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