7 astuces pour organiser ses déplacements professionnels de manière optimale

Astuces pour les déplacements professionnels
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À l’heure de la mondialisation, les déplacements professionnels, qu’ils soient locaux ou internationaux, sont devenus monnaie courante au sein de nombreuses entreprises. 

Néanmoins, sans une organisation efficace, ces déplacements peuvent devenir une source de stress, de perte de temps ou d’augmentation des coûts pour l’entreprise comme pour le salarié. 

Suivez nos conseils pour une organisation optimale de vos déplacements professionnels

1. Planifier et anticipez vos déplacements

Une bonne planification est essentielle pour des déplacements professionnels sereins et efficients. Cela implique de prendre en compte plusieurs aspects : 

Définir vos objectifs et le programme de votre mission

  • Quels sont les objectifs de votre déplacement ? Rencontrer des clients, participer à une conférence, suivre une formation ? Avoir une vision claire de vos objectifs vous permettra de planifier votre mission en conséquence.
  • Établissez un programme détaillé de votre séjour, en incluant les dates, les horaires des vols ou des trains, les lieux d’hébergement, les rendez-vous et les activités prévues. Cela vous permettra de vous organiser et d’optimiser votre temps.

Choisir le mode de transport le plus adapté

  • Tenez compte de la distance, du budget et du temps disponible pour choisir le mode de transport le plus adapté à vos besoins.
  • Comparez les prix et les horaires des différents modes de transport avant de réserver.

Préparer les documents administratifs nécessaires

  • Pensez à vérifier la validité de votre passeport et de votre visa. Cette vérification est essentielle pour éviter tout contretemps.
  • La souscription à une assurance voyage est généralement gérée par votre entreprise. Cette assurance couvre les frais médicaux, le rapatriement et la perte d’effets personnels en cas d’imprévus.
  • Renseignez-vous sur les formalités administratives spécifiques au pays de destination en cas de déplacement à l’étranger (vaccinations obligatoires, déclarations de douane, etc…).

2. Utilisez Keeple pour une gestion intégrée de la mobilité et des absences

Keeple, le logiciel RH (vraiment) moderne, simplifie la gestion des congés, des absences et du télétravail au sein des PME et des ETI en transformant un processus habituellement fastidieux en une expérience bien plus agréable pour tous les collaborateurs.

  • Keeple permet une visualisation claire des plannings d’équipe avec une interface ergonomique qui permet de faciliter la coordination des présences et la planification des voyages. Les absences telles que les congés ou les arrêts maladies sont immédiatement visibles et permettent ainsi des ajustements rapides si besoin.
  • Avec des circuits d’approbation et des politiques de congés entièrement paramétrables, Keeple offre une gestion des congés adaptée aux besoins spécifiques de votre entreprise. Choisissez une gestion en jours ouvrés, jours ouvrables ou en heures. De plus, la possibilité de synchroniser les informations avec les calendriers Google et Outlook assure une intégration harmonieuse et efficace dans vos routines quotidiennes d’entreprise.
  • Keeple permet également d’intégrer vos déplacements. Les collaborateurs pourront indiquer leur jour de déplacement, les managers pourront avoir une meilleure gestion des plannings. L’intégration de ses informations de déplacement dans Keeple, permet aux entreprises d’optimiser l’utilisation des espaces de bureau et des ressources matérielles.

En intégrant Keeple à votre routine de planification des déplacements professionnels, vous gagnerez en efficacité et en sérénité !

3. Optimisez vos réservations de voyage

  • Utilisez des comparateurs en ligne pour trouver les meilleures offres, en considérant bien sûr les tarifs, mais aussi la proximité aux lieux de travail.
  • Planifiez idéalement pendant les périodes hors saison pour bénéficier de tarifs réduits.
  • Profitez des programmes de fidélité pour accumuler des points pouvant être échangés contre des services ou des nuits gratuites.
  • Utilisez des applications de gestion de voyage comme CheckMyTrip ou TripIt, qui centralisent les réservations et les détails de votre voyage sur un seul écran.
  • Abonnez-vous aux alertes de prix pour réserver aux meilleurs tarifs.
  • Choisissez des outils intégrés avec les systèmes de votre entreprise pour simplifier la gestion des données et la production de rapports.

Réserver votre hébergement et vos billets de transport

  • Réserver vos billets de transport le plus tôt possible, surtout si vous voyagez pendant une période de forte affluence.
  • Réservez votre hébergement dès que vous avez défini les dates de votre déplacement afin de garantir la conformité avec la politique de frais de votre entreprise et assurer le remboursement intégral de vos dépenses. Privilégiez les hôtels situés à proximité de vos lieux de rendez-vous pour éviter les pertes de temps.

4. Gérez vos notes de frais facilement

La gestion des notes de frais lors d’un déplacement professionnel n’est jamais chose aisée. Heureusement, N2F révolutionne cette gestion avec des fonctionnalités qui simplifient et accélèrent le processus.

  • Scan intelligent des notes de frais : Avec N2F, une simple photo de votre reçu est suffisante pour enregistrer une dépense. Le module de reconnaissance optique de caractères extrait instantanément des informations critiques telles que la date, le montant, la TVA, et même les détails plus spécifiques comme le volume de carburant ou le type de repas.
  • Gestion automatisée des indemnités kilométriques ou journalières : N2F simplifie la gestion des indemnités kilométriques grâce à son intégration avec Google Maps. Le calcul automatique distance parcourue et des indemnités liées est automatique. Les indemnités journalières (per diem) sont également automatisées.
  • Archivage numérique à valeur probante : N2F conserve les justificatifs de vos reçus pendant 10 ans, avec une valeur légale en cas de contrôle fiscal. 
  • Approbation rapide des dépenses : Les managers et les comptables peuvent approuver les notes de frais directement depuis l’application mobile.
  • Intégration avec les systèmes comptables et financiers : N2F se synchronise avec votre système comptable pour faciliter le rapprochement bancaire et la mise à jour des données analytiques.
  • Accessibilité hors connexion : Même en déplacement professionnel, N2F reste accessible sur tous vos appareils, sans nécessiter de connexion Internet. Profitez d’une gestion continue de vos activités, où que vous soyez, grâce à cette fonctionnalité pratique qui assure que vos données restent toujours à portée de main.

5. Gérez vos indemnités de grand déplacement

Les indemnités de grand déplacement (IGD) sont des indemnités journalières versées aux salariés qui effectuent un déplacement professionnel de longue durée. Elles sont destinées à compenser les frais supplémentaires liés à la vie courante (frais d’hébergement, repas, transports, etc.)

Le montant des indemnités de grand déplacement varie en fonction de la durée du déplacement, de la zone géographique et de la situation familiale du salarié. Les barèmes des IGD sont fixés par décret et varient selon les zones de France Métropolitaine (Île-de-France, grandes villes, reste du territoire).

Un grand déplacement se définit par l’incapacité du salarié à retourner à son domicile quotidiennement, en raison des exigences de son travail.

Pour établir cette contrainte, deux conditions doivent être remplies :

  • La distance entre le domicile du salarié et son lieu de travail temporaire doit être d’au moins 50 km.
  • Le trajet entre ces deux points, en utilisant les transports en commun, doit durer plus de 1h30.

À l'étranger

Les frais de repas et d’hébergement engagés par les salariés lors d’un déplacement professionnel à l’étranger ou en Outre-Mer sont exclus de l’assiette des cotisations sociales.

Cette exonération s’applique sans limite de montant, à condition que les dépenses soient justifiées par des factures.

Lorsqu’un employeur décide de verser des indemnités forfaitaires pour les dépenses de repas et d’hébergement lors de missions professionnelles, ces allocations sont considérées comme adéquates si elles respectent les limites définies par les barèmes gouvernementaux appliqués aux fonctionnaires en mission temporaire, que ce soit à l’étranger ou en Outre-Mer.

Conditions de versement des indemnités de grand déplacement

Pour bénéficier des indemnités de grand déplacement, les salariés doivent respecter certaines conditions :

  • Le déplacement doit être effectué pour le compte de l’entreprise.
  • Le salarié doit justifier de ses dépenses.
  • Le salarié ne doit pas bénéficier d’un avantage en nature qui couvrirait les mêmes frais.

Les salariés doivent déclarer leurs indemnités de grand déplacement à leur employeur, en fournissant les justificatifs nécessaires.

Note : Les indemnités de grand déplacement sont exonérées de cotisations sociales, mais elles sont soumises à l’impôt sur le revenu.

6. Respectez le temps de travail pendant les déplacements

Le temps de travail est le temps durant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et doit accomplir ses tâches. Le temps de repos est le temps pendant lequel le salarié est libre de ses activités. Par exemple, le temps de trajet entre le domicile du salarié et son lieu de travail ne constitue pas du temps de travail effectif.

Il existe toutefois des exceptions à ce principe. Le temps de trajet peut être considéré comme du temps de travail effectif dans certains cas :

  • Lorsqu’un salarié effectue un déplacement professionnel, le temps de trajet entre son lieu de résidence habituelle et son lieu de mission est considéré comme du temps de travail effectif.
  • Si l’employeur met à disposition du salarié un moyen de transport pour se rendre à son lieu de travail, le temps de trajet peut être considéré comme du temps de travail effectif, même si le salarié n’est pas en mission.
  • Si le salarié est contraint d’effectuer un trajet inhabituel pour se rendre à son lieu de travail, par exemple en raison d’un chantier ou d’une grève des transports, le temps de trajet supplémentaire peut être considéré comme du temps de travail effectif.

La durée du temps de travail pendant les déplacements est généralement déterminée au préalable par convention collective ou par accord d’entreprise.

7. Facilitez le partage d’informations et la collaboration

Pour faciliter vos déplacements professionnels, voici quelques outils digitaux essentiels qui peuvent vous aider à rester efficace et connecté tout au long de votre séjour :

  • Outils de visioconférence : Utilisez Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet pour vos réunions, formations ou sessions de brainstorming à distance.
  • Plateformes de stockage en ligne : Google Drive, Dropbox, et Microsoft OneDrive offrent des solutions sécurisées pour partager et accéder à vos fichiers depuis n’importe quel appareil.
  • Outils de messagerie instantanée : Slack, Microsoft Teams, et WhatsApp permettent de communiquer en temps réel avec vos collègues pour une coordination rapide et efficace.
  • Réseaux sociaux professionnels : LinkedIn et Viadeo sont des plateformes clés pour étendre votre réseau et rester informé des nouveautés dans votre secteur.
  • Outils de gestion de projet : Trello, Asana, et Monday.com facilitent la gestion de vos tâches, l’attribution des responsabilités et le suivi des progrès de vos projets.

Ces outils sont conçus pour optimiser la productivité et la collaboration, même en déplacement.

Pourquoi organiser ses déplacements professionnels ?

Organiser efficacement les déplacements professionnels engendre finalement de multiples bénéfices pour les salariés et l’entreprise :

Amélioration de la performance individuelle et collective

Des déplacements bien planifiés permettent aux salariés d’être plus productifs et efficaces au cours de leur mission. Ils gagnent du temps, réduisent leur stress et sont ainsi en mesure de se concentrer pleinement sur leurs objectifs.

Optimisation des coûts

Une bonne gestion des notes de frais et des réservations permet de maîtriser les dépenses liées aux déplacements professionnels. Cela se traduit par des économies significatives pour l’entreprise.

Renforcement de l'image de l'entreprise

Des salariés bien préparés et à l’aise lors de leurs déplacements contribuent à véhiculer une image positive de l’entreprise auprès de ses partenaires et de ses clients.

Et le plus important ! L’amélioration du bien-être des salariés

Des déplacements bien organisés permettent aux salariés de vivre une expérience professionnelle plus agréable et bien moins fatigante qui va contribuer à leur motivation et à leur engagement.

Vers une meilleure gestion des déplacements professionnels

Les déplacements professionnels font partie intégrante de la vie de nombreuses entreprises. En planifiant et en organisant vos déplacements de manière efficace et optimale, vous gagnerez du temps et réduirez vos dépenses tout en contribuant à la réussite de votre mission.

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