Dématérialiser les congés payés et les absences en entreprise : exemple de cahier des charges à télécharger

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Cahier des charges digitalisation des congés payés et des absences

En remplissant ce formulaire, vous recevrez gratuitement notre modèle de cahier des charges pour votre projet de dématérialisation de la gestion des congés et des absences.

Votre entreprise tourne à plein régime et la croissance vous permet d’embaucher de nouvelles recrues. Pour le service RH, cette hausse des effectifs sera synonyme de gestion supplémentaire des absences et des congés. Autant il est facile de gérer par mail des demandes d’absence lorsque l’entreprise ne dépasse pas les 10 salariés, autant la tâche se durcit quand ce nombre augmente !

Et si cette croissance était synonyme de digitalisation de cette tâche ? Mais pas où commencer ? Auprès de quel éditeur se tourner ? Que mettre dans son cahier des charges ?

De l’élaboration du cahier des charges au lancement de l’appel d’offres, Keeple vous accompagne dans votre projet.

RFP ou RFQ : choisissez votre mode de consultation

Vous avez exprimé vos besoins à votre hiérarchie quant à l’utilisation d’une solution qui digitaliserait vos processus de gestion des absences et des congés payés. Cette première passée, vous allez désormais devoir sélectionner le fournisseur qui vous accompagnera dans le projet.

Deux méthodes s’offrent à vous :

  • Formaliser un Request for Proposal (RFP) ou appel d’offre : il s’agit d’un document que vous envoyez à certains fournisseurs déterminés pour lesquels vous souhaitez obtenir une réponse technique et commerciale. Il s’agit d’une demande complète par laquelle vous attendez des éditeurs un historique, une description détaillée de leurs produits et services, et parfois, un formulaire à compléter.
  • Formaliser un Request for Information (RFI) : il s’agit d’un document par lequel vous présentez votre projet avec son contexte, son objectif et les services que vous voulez présenter sur le marché. Une fois que cette étape est franchie, vous enverrez un Request for Quotation (RFQ) aux fournisseurs potentiels en leur demandant de vous faire parvenir leurs tarifs aux services dont vous avez besoin.

 

Selon le type de consultation vers lequel vous vous tournez, vous devrez, en amont, réaliser un travail préparatoire afin que les réponses des éditeurs répondent en tout point à vos besoins spécifiques. La liberté sera laissée aux fournisseurs de proposer toute fonctionnalité supplémentaire qui viendrait améliorer le service proposé… et de se distinguer de ses concurrents !

Comment rédiger un appel d’offre ?

Votre appel d’offre est un vrai document de travail que vos équipes pourront consulter à tout moment. Prenez bien soin de le réaliser : plus le travail fait dessus sera minutieux, plus les éditeurs devront être sérieux dans leur réponse et sauront définir si leur solution peut correspondre ou non à vos attentes.

Préparer un groupe de travail pour rédiger un cahier des charges

Un bon groupe de travail sera composé de représentants des diverses parties prenantes au projet : des membres du service RH – plutôt décideurs –, de l’IT, de la comptabilité, des managers et des collaborateurs – pour un rôle plus consultatif – qui exprimeront chacun leurs besoins et leurs attentes de la solution. Finalement, chaque service est concerné par la gestion des congés payés et des absences ! Par ailleurs, n’hésitez pas à lancer des enquêtes internes afin de recueillir les avis de tous les collaborateurs sur l’opportunité de digitaliser la gestion des congés payés et des absences.

Pour vous aider, découvrez notre template de cahier des charges.

Lancer l’appel d’offre en validant le cahier des charges

Après avoir déterminé vos besoins, vous pouvez établir une liste des fonctionnalités clés nécessaires pour votre outil de gestion des congés payés et des absences. Vous pouvez également présenter des demandes supplémentaires dans le cahier des charges pour clarifier vos priorités.

Les réponses des éditeurs au RFP devront vous permettre de guider votre choix et non vous laisser dans le flou. Pour vous aider, listez les questions qui vous paraissent essentielles telles que :

  • Votre solution présente-t-elle bien les fonctionnalités obligatoires requises (exemple : reporting et export, tableaux collaboratifs avec droit d’accès, etc.) ?
  • Des améliorations seront-elles apportées à la solution ?
  • Combien d’utilisateurs pourront être connectés à la solution ?
  • Quel est le budget total ?

Dématérialisation des congés payés et des absences : à quels besoins précis la solution choisie doit-elle répondre ?

Votre entreprise peut appliquer une politique particulière de gestion des temps. Aussi, la solution sélectionnée devra tenir compte des différents temps de travail que réalisent vos collaborateurs : forfait jours, forfait heures, 38h par semaine, 35 heures par semaine, temps partiels, etc.

Par ailleurs, l’éditeur sélectionné devra s’assurer de proposer des options qui respecteront votre politique de congés payés et absences de votre entreprise (type d’absences avec les RTT, congés payés, formation ; le droit à congé comme les RTT, congés payés, congés parental, congé allaitement, repos compensateur ; le télétravail) ainsi que les circuits d’approbation conformes à votre stratégie.

Un autre point essentiel tient évidemment compte du budget alloué à la solution. L’éditeur devra clairement faire apparaître les coûts précis d’implémentation et de maintenance de sa solution afin que vous puissiez les comparer à ceux des autres fournisseurs et vous assurer qu’ils entrent dans votre enveloppe. A savoir que certains éditeurs proposent une implémentation à coût fixe, quand d’autres factureront des frais supplémentaires.

Enfin, vous pourrez porter votre attention sur un éditeur présent à l’international dans le cas où vous ayez des filiales basées à l’étranger. Dans ce cas, vous devrez vérifier les langues disponibles et que l’éditeur puisse s’adapter aux règles nationales en vigueur dans le pays d’implantation.

Parce que rédiger un appel d’offre n’est pas si facile, nous mettons donc à votre disposition un modèle de cahier des charges. Il vous aidera à identifier le meilleur fournisseur de logiciels de congés payés et d’absences. Nos équipes sont aussi présentes pour accompagner dans cette tâche.

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