Si la gestion des temps peut jouir d’une mauvaise réputation, du côté des salariés, qui pourrait y voir une façon de monitorer leur travail, elle peut, au contraire, les aider à mieux planifier leurs tâches. Du point de vue de l’entreprise, la gestion des temps offre une vision globale des heures travaillées et contribue à la prise de décision stratégique mais aussi bénéfique pour l’ensemble des collaborateurs. Explications.
En quoi la gestion des temps est-elle bénéfique pour votre entreprise ?
Elle offre une meilleure répartition des tâches
L’efficacité accrue des entreprises grâce à la gestion du temps de travail se manifeste de plusieurs façons. Tout d’abord, elle offre une meilleure allocation des ressources humaines. Vous n’attribuez pas les mêmes tâches à un collaborateur senior qu’à un junior voire un stagiaire. Le premier ira, a priori, bien plus vite sur certains sujets qu’un collaborateur avec une expérience plus légère. De même, il est inutile de charger un collaborateur déjà assailli de projets.
La surveillance et l’analyse des tendances en matière de temps de travail aident les entreprises à repérer les goulots d’étranglement et les inefficacités. De là, les managers et la direction ont la capacité de prendre des mesures correctives, si des dérives venaient à être identifiées.
La gestion des temps permet d’attribuer les bons projets au bon moment et aux bonnes personnes.
Elle garantit un environnement de travail plus sain
En outre, une gestion efficace du temps de travail favorise un environnement de travail plus organisé et moins stressant. Les employés ont une vision claire de leurs horaires et de leurs responsabilités. Ils savent ce qu’ils ont à faire avec le sentiment d’être maîtres de leur travail. Ce ressenti participe à une meilleure qualité de travail (QVT). Or une démarche QVT dans votre entreprise réduit l’absentéisme et augmente la satisfaction au travail. Un cercle vertueux se met alors en place.
Elle favorise l’adaptabilité
Une entreprise compétitive est une entreprise qui sait répondre aux demandes et besoins de ses clients rapidement. Dans un monde où les exigences du marché évoluent vite, l’entreprise qui réussit est celle dont la gestion du temps de travail est flexible et réactive, pour s’adapter rapidement à de nouvelles situations. Cela peut être de répondre à une demande soudaine d’un client ou de changer de stratégie.
Elle contribue à rendre votre entreprise plus productive
Connaître le temps passé sur un projet reste la clé pour gagner en productivité. Si vous connaissez le nombre d’heures passées par un collaborateur sur une tâche, vous serez en mesure de l’imputer sur des devis.
Quelles sont les solutions existantes pour gérer efficacement les temps de travail ?
Les feuilles de temps
La méthode la plus répandue pour gérer les temps est de recourir à la classique feuille de temps. Le collaborateur y enregistre le nombre d’heures travaillées sur une période donnée (jour, semaine ou mois). Il consigne ses heures « classiques » de travail mais y ajoute aussi les heures supplémentaires passées sur une tâche et les temps de pause déjeuner. Il peut également inscrire ses absences pour congés ou jours de maladie si l’entreprise ne dispose pas d’un logiciel de congés et d’absence qui le fait en ligne.
La feuille de temps aide à planifier les ressources : si, sur un projet où deux personnes étaient initialement prévues – et donc budgétées en ce sens –, vous remarquez que la totalité des tâches peut être réalisée par une seule, vous pourrez affecter l’autre sur un autre projet.
Par ailleurs, c’est un bon moyen de savoir si vos collaborateurs ont fait des heures supplémentaires… et donc de les compter dans la paie !
Son format est papier ou électronique selon les préférences.
Si vous envisagez la version papier, pensez au temps passé dessus et surtout à la perte possible du document.
Si vous partez sur la version électronique de type classeur Excel, idéale pour les petites structures car gratuite, vous bénéficierez :
- D’une information consultable par tous ;
- D’une visibilité sur la charge de travail de chacun ;
- De la possibilité de corriger les temps enregistrés.
Néanmoins, vous devrez garder à l’esprit que si Excel est un logiciel très pratique, il comporte quelques risques à connaître :
- L’absence de mises à jour automatiques ;
- La vulnérabilité des fichiers aux violations ;
- Le risque d’accès non autorisés ou de pertes de données sensibles ;
- Les crashs du logiciel ;
- Etc.
Le logiciel de gestion des temps et d’activité (GTA)
Les entreprises qui utilisent le pointage des présences et absences, savent que le temps passé pour élaborer les plannings et saisir les horaires représente un coût non négligeable. Utiliser un logiciel de GTA offre une méthode fiable pour enregistrer les heures travaillées. Il centralise les données d’heures dans un même outil. Ainsi, le risque d’erreurs dans le calcul des salaires ou dans l’émission des factures en est ainsi réduit.
Par ailleurs, le logiciel GTA propose généralement des fonctionnalités d’analyse et de reporting, idéales pour dégager, d’après les données synthétisées, des pistes d’amélioration.
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Direction, services financiers, RH, manager, collaborateur… chacun trouve un intérêt au recours au logiciel GTA. Le collaborateur sera rassuré quant à la bonne comptabilisation de ses heures et, le cas échéant, de ses heures supplémentaires. Le responsable de la paie aura toutes les informations pour traiter les salaires. Le manager saura comment mieux affecter les projets. En résumé, tout le monde gagnera en productivité au quotidien.
C’est d’ailleurs dans cette optique, d’être un allié du quotidien à l’ensemble des services d’une entreprise, que Keeple a créé son logiciel GTA. Ergonomique, simple d’utilisation, utilisable sur mobile ou tablette, la solution offre une visibilité à 360° des temps de travail et de l’activité.
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