Télétravail : découvrez la fonctionnalité Keeple

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Peu pratiqué jusqu’en mars 2020, le télétravail a pourtant été intégré comme mode de travail par les ordonnances Macron du 22 septembre 2017. Il aura néanmoins fallu attendre la crise sanitaire du Covid pour imposer aux entreprises non seulement une accélération de la transformation numérique, mais surtout un recours à 100 % au travail, en particulier dans le secteur tertiaire.

Cependant, la gestion du télétravail peut présenter des défis pour les employeurs, notamment en matière de productivité, de communication et de satisfaction des employés, mais aussi pour les services RH qui doivent gérer les plannings de présence sur place. Ils doivent donc mettre en place des stratégies efficaces pour gérer cette nouvelle méthode de travail et surtout avoir une idée des personnes en distanciel.

Et si le logiciel de gestion des congés et absences Keeple était également synonyme de logiciel télétravail et s’occupait pour vous de la gestion du personnel en télétravail ?

Gestion des collaborateurs en télétravail : un casse-tête pour les services RH

Si le retour à un modèle où tous les employés travailleraient en présentiel ne semble plus d’actualité, le nouveau paradigme du travail est à l’hybridité et à la flexibilité. Mais pour beaucoup de RH, cette nouvelle tendance arrivée en 2021 peut facilement être minée de pièges organisationnels.

Pour éviter une désorganisation complète de l’entreprise, les RH doivent se poser la question de savoir s’ils doivent imposer des jours de présence dans les locaux ou alors laisser aux collaborateurs la liberté de définir leurs jours en distanciel. Dans un cas, les RH deviennent trop rigides auprès d’employés qui s’étaient habitués aux mois de télétravail à 100 %… et s’en étaient accommodés, pour beaucoup ! Dans l’autre, ils risquent de devoir jongler avec des salariés absents des locaux mais travaillant toutefois, instaurant ainsi une sorte de flou dans les plannings.

Par ailleurs, les RH – mais surtout les managers – sont confrontés à des demandes pouvant survenir du soir pour le lendemain sans pouvoir se décider. Certains ont appelé ce phénomène le syndrome du mail de 18h par lequel des employés avertissent leur manager à 18 h qu’ils travailleront de chez eux le lendemain.

Pour surmonter ces problèmes, les services RH doivent mettre en place des stratégies claires et cohérentes pour gérer le télétravail des collaborateurs. Cela peut inclure la mise en place de systèmes de communication efficace ou l’encouragement de la participation des employés à des activités de groupe virtuelles. En fin de compte, la gestion efficace du télétravail peut aider les entreprises à maintenir un environnement de travail positif, productif et satisfaisant pour tous les employés.

Télétravail : quelles solutions peuvent mettre en place les RH pour optimiser la gestion des plannings ?

Au-delà des mesures visant à maintenir la satisfaction et la communication des salariés, les services RH peuvent mettre en place des outils en ligne pour planifier les horaires de travail et les tâches à faire.  Les applications de gestion de projet, par exemple, peuvent être utilisées pour suivre les progrès des employés et assurer que les tâches sont terminées dans les délais impartis. De plus, les outils de calendrier en ligne peuvent être utilisés pour planifier les réunions virtuelles et les événements importants.

Par ailleurs, les services RH peuvent établir des politiques claires sur les heures de travail et les horaires de disponibilité notamment pour pouvoir organiser des réunions virtuelles. Il est également important d’informer les employés des horaires de travail flexibles qui leur sont offerts et de la façon de les utiliser de manière responsable.

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Se déclarer en télétravail : une gestion rendue facile pour les collaborateurs et les services RH grâce à Keeple

Si la fonction première du logiciel Keeple reste la gestion des absences et des congés payés, il n’en fallait pas plus pour qu’il s’attaque au sujet du télétravail qui, nous l’avons vu, peut vite perturber une organisation rôdée.

Comme l’ensemble des onglets présents dans l’application, la nouvelle fonctionnalité Keeple dédiée au télétravail reste extrêmement facile d’utilisation… pour un maximum de pratique !

Pour cela, il suffit de se connecter à l’application et se rendre sur l’onglet Déclarer du télétravail. Apparait alors l’agenda sur lequel le collaborateur pourra rentrer ses jours de travail en distanciel. Notre solution sait s’adapter à ses clients. Aussi, vous pouvez intégrer votre politique RH en matière de télétravail en précisant, par exemple, les jours d’exclusion – ces jours où vous souhaitez que tout le monde se retrouve dans l’enceinte de l’entreprise – mais aussi des récurrences (hebdomadaire ou encore une semaine sur trois par exemple). Dès lors, le collaborateur enregistrera ses jours de télétravail qui apparaîtront sur l’agenda sous la forme d’une icône « maison », affichable auprès de l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.

 

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A noter qu’il est tout à fait possible d’accorder des différences de traitement dans les jours de télétravail autorisés. Par exemple, un salarié qui habite loin pourra bénéficier de plus de jours en distanciel qu’un autre. D’autres encore – généralement les managers ou les hauts cadres – ne seront pas limités dans les jours télétravail et pourront les poser quand ils le souhaitent.

 

Que ce soit du point de vue des collaborateurs, des managers ou des RH, le logiciel Keeple permet d’anticiper les jours de télétravail afin de maintenir une permanence physique dans les services et de s’assurer que chacun est disponible et non absent. En somme, Keeple simplifie la vie des collaborateurs et améliore la communication et la cohésion inter et intra service, en apportant de la visibilité à chacun… et cette nouvelle fonctionnalité n’y fait pas exception. Découvrez vite notre outil en réservant une démo dès maintenant !

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