Démocratisé depuis les confinements successifs de 2020, le télétravail s’est pleinement installé dans les habitudes des salariés dont les postes le permettent. Devenu un levier d’attractivité dans le choix d’un emploi, le « TT » présente de nombreux avantages tels que la réduction des temps de trajets, le calme de son domicile contrairement à l’agitation d’un open-space, ou la possibilité de gérer des rendez-vous personnels (médicaux, livraison, etc.). Cependant, le télétravail peut vite représenter un défi pour les managers qui n’ont plus aussi facilement accès à leurs équipes. Comment réussir à concilier cette nouvelle pratique avec les objectifs de performance attendus, sans dériver vers un « flicage » des salariés ? Comment s’assurer d’une présence physique dans les différents départements ? Retrouvez dans cet article nos conseils pour gérer vos équipes en télétravail.
Astuce n°1. Formalisez clairement vos attentes
Il n’y a pas que dans le couple que la communication est un prérequis. Au travail aussi, les managers doivent savoir communiquer auprès de leurs équipes sur ce qu’ils attendent d’elles au niveau de leur activité… encore plus quand les collaborateurs ne sont pas dans les locaux pour faire le point sur l’avancée des projets. Formalisez vos attentes, c’est aussi vous assurer que tous les travailleurs ne prendront pas leurs jours de télétravail en même temps afin d’assurer une présence physique de votre service dans l’entreprise. N’hésitez pas à définir des directives précises concernant les heures de travail et les plages de disponibilité, essentielles pour planifier des réunions en ligne. Vous pouvez également leur proposer des horaires flexibles s’ils en ressentent le besoin, sous réserve que ce soit écrit.
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Astuce n°2. Garantissez un environnement de travail adapté à vos télétravailleurs
Le manager doit fournir tout matériel nécessaire au télétravail, conformément aux dispositions de l’accord du 7 juillet 2022 relatif au télétravail. Cela va de l’ordinateur portable, au bureau, en passant par un double écran ou une chaise ergonomique. Si le télétravailleur utilise déjà son équipement, le manager doit veiller à son adaptation et à son entretien. A noter que cette prise en charge obligatoire avait été supprimée par les ordonnances Macron du 24 septembre 2017, relevant l’exceptionnalité de cette forme d’organisation. Désormais, le télétravail est devenu une habitude dans les entreprises. Ce faisant, les organisations professionnelles d’employeurs et les syndicats se sont mis d’accord pour réinstaurer la prise en charge par l’entreprise des équipements de travail.
Astuce n°3. Equipez vos salariés de solutions digitales adaptées au télétravail
Il existe tout un arsenal d’outils de communication (Slack, Teams, etc.) ou de gestion de projet (Asana, Trello, Google Workplace, etc.) à distance.
Les plateformes de communication constituent des espaces de collaboration en ligne, avec une gamme variée d’options pour les appels audio, les vidéoconférences et les discussions instantanées. Pensez à dire bonjour à vos salariés le matin, de la même manière que s’ils se trouvaient en présentiel. Organisez régulièrement des réunions hebdomadaires pour renforcer l’unité de l’équipe, qui serviront à discuter des projets en cours, définir les objectifs à réaliser, faciliter un échange ouvert entre les membres de l’équipe, et exprimer votre reconnaissance pour leur travail.
Les plateformes de travail collaboratif, quant à elles, vous permettent de constater l’avancement des tâches du télétravailleur, à tout moment, sans même avoir besoin de le contacter. Pour maximiser l’efficacité de ces outils, il est recommandé de passer aux versions Premium, plus adaptées au monde professionnel que les versions gratuites.
Dans les deux cas, assurez-vous de proposer des solutions sécurisées et validées par votre service IT (si vous en disposez d’un).
Astuce n°4. Maintenez la cohésion d’équipe même à distance
Le télétravail peut vite encourager l’isolement des travailleurs. Aussi, même à distance, le manager doit veiller à maintenir le lien social entre le salarié et l’entreprise. Cela peut être d’encourager les discussions sur un outil de messagerie instantanée, de proposer des pauses café en distancielle ou tout autre rendez-vous qui favoriserait la cohésion entre les équipes. C’est au cours de ces échanges que des idées peuvent jaillir, que des informations peuvent passer ou que des difficultés peuvent être débloquées.
Le télétravail rend également plus difficile les points informels, ceux au cours desquels le manager peut détecter des problèmes, professionnels comme personnels, chez son collaborateur. A vous, managers, de pallier cette difficulté en étant précis dans ce que vous attendez qu’il accomplisse au cours de la journée. Montrez votre disponibilité tout en ne tombant pas dans le piège du micro-management en l’appelant trop fréquemment.
Astuce n°5. Adopter la méthode SMART
Le manager, accompagné par sa hiérarchie, joue un rôle clé dans la mise en œuvre opérationnelle du télétravail, notamment parce qu’il assure ou participe à la fixation des objectifs du salarié. Ceux-ci doivent être spécifiques, atteignables, mesurables et réalistes. Le manager peut alors se concentrer sur la résolution des dysfonctionnements éventuels, et évaluer plus facilement la bonne répartition de la charge de travail et la bonne réalisation des missions. Le salarié en télétravail ressentira une plus grande autonomie dans la gestion de ses tâches.
Astuce n°6. S’équiper d’un outil de gestion des jours de télétravail comme Keeple
De la même manière que le recours à un outil de gestion des absences et des congés aide les managers à adapter les plannings, un outil de suivi des jours de télétravail permet de vérifier si un salarié travaille à distance et donc reste joignable, ou s’il est absent (maladie ou congé).
Partenaire des services RH, des managers et des collaborateurs, Keeple complète son logiciel RH par une nouvelle fonctionnalité dédiée à la gestion des jours de télétravail. Le travailleur enregistre ses jours de télétravail selon la politique RH en place. Certaines entreprises limitent le télétravail à 1 ou 2 jours par semaine en excluant certains jours (par exemple, le lundi ou le vendredi). Le logiciel tiendra compte de ces exclusions.
Keeple rend le quotidien des équipes plus facile, tout en renforçant la communication et l’unité à la fois entre et au sein des services, en offrant une clarté accrue à tous les niveaux. Cette dernière mise à jour confirme cette tendance. Ne manquez pas de découvrir notre solution en réservant votre démo dès aujourd’hui !
